बिजनेस मॉडलिंग. बुनियादी दृष्टिकोण. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण: सरलता की खोज मॉडलिंग व्यवसाय प्रक्रियाओं का उदाहरण

अपने विकास के एक निश्चित चरण में, एक संगठन को अपनी मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विनियमित करना होता है, अर्थात। स्थानीय नियमों में उनके कार्यान्वयन की प्रगति का वर्णन करें। एक विनियमन जैसे दस्तावेज़ में चरण दर चरण प्रक्रिया को शामिल किया जाता है, जिस पर एक साथ कई विभागों में काम किया जा रहा है। यह संभावना नहीं है कि सचिव को एक जटिल उत्पादन प्रक्रिया के लिए नियमों के विकास का काम सौंपा जाएगा, लेकिन कार्यालय के काम के लिए इसकी काफी संभावना है।

यह आलेख एक प्रकार के दस्तावेज़, इसकी संरचना और बुनियादी विवरणों के रूप में नियमों की जांच करता है, और पूर्वस्कूली शैक्षिक संस्थान में सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक के लिए नियमों का एक उदाहरण भी प्रदान करता है - दस्तावेजों के अनुसार कार्यों के निष्पादन की निगरानी।

एक दस्तावेज़ के रूप में विनियम

हमारा शब्दकोश

एक वाणिज्यिक संगठन में विनियमएक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ है जो किसी विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रिया के शुरू होने से लेकर उसके पूरा होने तक चरण दर चरण वर्णन करता है।

नियम पूरी तरह से व्यक्तिगत हैं और केवल उस संगठन पर लागू हो सकते हैं जिसने उन्हें अपने लिए अनुमोदित किया है। इस प्रकार, कार्यालय कार्य के लिए निर्देश तैयार करते समय, आमतौर पर GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" का उपयोग किया जाता है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" और दिशा-निर्देश GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन पर। इन दस्तावेजों के आधार पर, आंतरिक निर्देश एक छोटे स्टोर और संघीय स्तर के जेएससी दोनों में बनाए जाते हैं। लेकिन, उदाहरण के लिए, एक संगठन में स्थापित आंतरिक दस्तावेजों को पारित करने की प्रक्रिया दूसरे के लिए पूरी तरह से अनुपयुक्त हो सकती है।

नियमों से परिचित होने के बाद, विभाग के एक नए कर्मचारी को यह समझना चाहिए कि उसके कार्य क्या हैं और तुरंत प्रक्रिया में शामिल होना चाहिए।

आमतौर पर, व्यवसाय प्रक्रिया नियम संगठन में आमंत्रित परामर्श कंपनी के प्रतिनिधियों द्वारा विकसित किए जाते हैं। लेकिन वे इसे उन श्रमिकों की मदद के बिना नहीं कर सकते जो हर दिन इन प्रक्रियाओं को पूरा करते हैं।

जब किसी व्यवसाय प्रक्रिया में कई लोग शामिल होते हैं संरचनात्मक विभाजन(इस प्रक्रिया को एंड-टू-एंड कहा जाता है), एक विनियमन लंबे आंतरिक पत्राचार की जगह ले सकता है। आख़िरकार, एक विभाग का कर्मचारी दूसरे विभाग के बॉस की बात नहीं मान सकता, तो उसे अपने तत्काल पर्यवेक्षक के आदेश के बिना डंडा क्यों उठाना चाहिए और कुछ कार्य क्यों करने चाहिए? सामान्य परिस्थितियों में, विभाग प्रमुखों को पत्राचार करना होता है। यदि कोई विनियमन है, तो विभिन्न विभागों के कर्मचारी "ऊपर से" निर्देशों की प्रतीक्षा किए बिना प्रक्रिया के कार्यान्वयन में शामिल होते हैं।

कौन सी प्रक्रियाएँ विनियमन के अधीन हैं?

सभी कार्य प्रक्रियाओं के लिए अलग-अलग नियम होना निस्संदेह बहुत सुविधाजनक है। हालाँकि, इस पदक का एक दूसरा पक्ष भी है, अर्थात्:

• विनियमन के लिए गंभीर वित्तीय निवेश की आवश्यकता होती है: अच्छे सलाहकार महंगे होते हैं काम का समयस्वयं के कर्मचारी;
• कोई भी प्रक्रिया लगातार विकसित हो रही है: नई तकनीकी कामकाजी परिस्थितियाँ सामने आती हैं, नए, अलग-अलग प्रशिक्षित लोग इसे पूरा करने के लिए आते हैं, और आज तैयार की गई प्रक्रिया आरेख एक वर्ष में मान्यता से परे बदल सकती है। इस पर भी नजर रखने की जरूरत है, जिसका मतलब है नई लागतें;
• एक प्रक्रिया को निष्पादित करने का दृष्टिकोण जहां "पक्ष की ओर एक कदम भागने के समान है" कर्मचारियों को पहल दिखाने के लिए प्रोत्साहित नहीं करता है, और कोई भी, अंततः, उन लोगों की तुलना में प्रक्रिया को बेहतर ढंग से अनुकूलित करने में सक्षम नहीं होगा जो सीधे इस पर काम करते हैं;
• विनियमों के कार्यान्वयन में श्रमिकों, प्रक्रिया में प्रत्यक्ष प्रतिभागियों और कई "सहानुभूति रखने वालों" दोनों के प्रतिरोध की लगभग गारंटी है। प्रतिरोध पर काबू पाना नियमों को लागू करने का एक पूरा चरण है, जिसमें समय और भौतिक संसाधनों दोनों की आवश्यकता होती है।

इस प्रकार, मानक प्रक्रियाएँ मुख्य रूप से विनियमन के अधीन हैं। बाहरी स्थिति की परवाह किए बिना, उन्हें संगठन में हमेशा क्रियान्वित किया जाएगा। किसी विशेष संगठन में विनियमन के अधीन प्रक्रियाओं की सूची कई कारकों के आधार पर, व्यक्तिगत रूप से सख्ती से संकलित की जाती है।

विनियमों की संरचना और सामग्री

एक नियम के रूप में, विनियमों में निम्नलिखित मुख्य भाग शामिल हैं:

1. सामान्य प्रावधान।
2. शर्तें, परिभाषाएँ, संक्षिप्ताक्षर।
3. प्रक्रिया विवरण।
4. ज़िम्मेदारी।
5. नियंत्रण।

अध्याय
सामान्य प्रावधान	विनियमों का उद्देश्य ( यह विनियमन प्रक्रिया निर्धारित करता है...); आवेदन का दायरा: संगठन की वस्तुएं या कर्मचारी जो विनियमन से प्रभावित हैं; नियामक दस्तावेज़ जिनके आधार पर नियम विकसित किए गए थे (यदि कोई हो); विनियमों के अनुमोदन, संशोधन और रद्द करने की प्रक्रिया
शर्तें, परिभाषाएँ, संक्षिप्ताक्षर	नियमों की परिभाषा और विनियमों के पाठ में प्रयुक्त संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या। शब्द वर्णमाला क्रम में सूचीबद्ध हैं। उनमें से प्रत्येक को एक नई पंक्ति में लिखा गया है एकवचन, और इसकी परिभाषा "यह" शब्द के बिना डैश द्वारा इंगित की गई है। विधायी कृत्यों को परिभाषाओं के स्रोत के रूप में उपयोग करने की सलाह दी जाती है, राज्य मानकऔर अन्य नियामक दस्तावेज़
प्रक्रिया विवरण	प्रक्रिया का चरण-दर-चरण विवरण. सुविधा के लिए, इस अनुभाग को उप-खंडों में विभाजित किया गया है, जिनमें से प्रत्येक प्रक्रिया के अगले चरण से मेल खाता है। अनुभाग निष्पादन में शामिल श्रमिकों को इंगित करता है, कार्रवाई और परिणाम का वर्णन करता है
ज़िम्मेदारी	नियमों (अनुशासनात्मक, प्रशासनिक, आपराधिक) का पालन करने में विफलता के लिए प्रक्रिया में प्रतिभागियों की जिम्मेदारी। उत्तरार्द्ध आमतौर पर श्रमिकों के स्वास्थ्य और जीवन के जोखिमों से जुड़ी जटिल उत्पादन प्रक्रियाओं से संबंधित है
नियंत्रण	संकेत पूरा नाम विनियमों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए जिम्मेदार अधिकारी, साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो नियंत्रण के साधन भी

विनियमों का बुनियादी विवरण

दस्तावेज़ के मुख्य विवरण में शामिल हैं:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ की तारीख और संख्या, इसकी तैयारी का स्थान;
• अनुमोदन मोहर;
• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• दस्तावेज़ पाठ;
• आवेदन (यदि कोई हो);
• वीज़ा अनुमोदन.

वैसे

सूचीबद्ध विवरणों के पंजीकरण की आवश्यकताएँ GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित की गई हैं। GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें इस मानक के कार्यान्वयन और आवेदन की प्रक्रिया की व्याख्या और निर्दिष्ट करती हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल

एक व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल विनियमों के अनुलग्नक के रूप में कार्य कर सकता है। इसे ग्राफिक रूप से चित्रित करने की प्रथा है (आरेख देखें), लेकिन एक तालिका बनाने और यहां तक ​​कि प्रक्रिया का मौखिक रूप से वर्णन करने की भी अनुमति है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ग्राफिक मॉडल विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके बनाए जाते हैं।

जो पहली नज़र में पंक्तियों की जटिलता जैसा लगता है और ज्यामितीय आकार, वास्तव में, किसी विशेष प्रक्रिया को निष्पादित करते समय कार्यों के एक सख्त क्रम का प्रतिनिधित्व करता है, हमारे मामले में, कार्यालय कार्य प्रक्रिया। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख को समान विनियमों के पाठ की तुलना में समझना बहुत आसान है। यह स्पष्ट रूप से दिखाता है कि प्रत्येक चरण को कौन शुरू करता है और कहां, वे इसे कैसे समाप्त करते हैं, और प्रक्रिया पर काम करने की कमान किसके पास जाती है।

व्यवसाय प्रक्रिया का ग्राफिक मॉडल "ड्राफ्ट दस्तावेज़ का अनुमोदन" व्यवसाय प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट, क्लाइंट और प्रतिभागियों जैसे प्रमुख मापदंडों को प्रस्तुत करता है। प्रत्येक नया कर्मचारी, मॉडल को देखकर, एक निश्चित चरण में अपनी प्रक्रिया के निष्पादन में तुरंत शामिल हो जाएगा और जान जाएगा कि इससे जुड़ी किसी भी कार्य स्थिति में कैसे व्यवहार करना है।

विनियमों पर कार्य करने की प्रक्रिया

नियमों पर काम करना किसी भी अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ पर काम करने से अलग नहीं है: सबसे पहले, एक मसौदा दस्तावेज़ तैयार किया जाता है, जिस पर इच्छुक अधिकारियों के साथ सहमति होती है, फिर इसे संगठन के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति द्वारा अनुमोदित किया जाता है। अंत में, प्रक्रिया में भाग लेने वाले हस्ताक्षर के विरुद्ध नियमों से परिचित हो जाते हैं और उनकी प्रतियां प्राप्त करते हैं।

विनियमों को कई तरीकों से अनुमोदित किया जा सकता है:

1. सीधे (प्रबंधक अपने हाथ से दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है);
2. अप्रत्यक्ष रूप से (आदेश जारी करके) (उदाहरण 1 देखें)। इस मामले में, ऑर्डर का पंजीकरण डेटा अनुमोदन स्टाम्प में शामिल किया जाएगा।

उदाहरण 1

अनुमोदन और लागू होने पर आदेश
व्यवसाय प्रक्रिया नियम

(एलएलसी "परिप्रेक्ष्य")

आदेश

07/23/2014 क्रमांक 456-प्र

मास्को

व्यवसाय प्रक्रिया विनियमों के अनुमोदन और कार्यान्वयन पर

पर्सपेक्टिवा एलएलसी की कागजी कार्रवाई प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए

मैने आर्डर दिया है:

1. निम्नलिखित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए नियमों को मंजूरी दें और 01.08.2014 से लागू करें:

1.1. दस्तावेजों का पंजीकरण एवं लेखांकन।

1.2. दस्तावेज़ निष्पादन का नियंत्रण.

1.3. दस्तावेज़ों का भंडारण और पुनर्प्राप्ति.

2. इस आदेश के खंड 1 में निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रशासनिक निदेशक ए.वी. लेगोस्टेव को जिम्मेदार नियुक्त करें।

3. कार्यालय प्रमुख परशिना वी.के. सुनिश्चित करें कि पर्सपेक्टिवा एलएलसी के कर्मचारी हस्ताक्षर के विरुद्ध इस आदेश से परिचित हैं और 30 जुलाई 2014 तक पर्सपेक्टिवा एलएलसी के संरचनात्मक प्रभागों को अनुमोदित नियमों की प्रतियां जमा करें।

4. मैं इस आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुरक्षित रखता हूं।

सीईओ मक्सिमोव हाँ। मक्सिमोव

निम्नलिखित को आदेश से परिचित करा दिया गया है:

लेगोस्टेव ए.वी. लेगोस्टेव 24.07.2014

परशिना वी.के. परशीना 24.07.2014

पी.ए. कारपेंको

23-78

व्यावसायिक प्रक्रिया "दस्तावेज़ निष्पादन का नियंत्रण" के नियम उदाहरण 2 में दिए गए हैं।

उदाहरण 2

व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए विनियम "दस्तावेज़ निष्पादन का नियंत्रण"

सीमित देयता कंपनी "परिप्रेक्ष्य"
(एलएलसी "परिप्रेक्ष्य")

विनियम संख्या 7
व्यवसाय प्रक्रिया "दस्तावेज़ निष्पादन का नियंत्रण"

1. सामान्य प्रावधान

1.1. व्यावसायिक प्रक्रिया के विनियम "दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण" (बाद में विनियम के रूप में संदर्भित) पर्सपेक्टिवा एलएलसी (इसके बाद संगठन के रूप में संदर्भित) में दस्तावेजों के आधार पर कार्यों के निष्पादन की निगरानी के लिए प्रक्रिया निर्धारित करते हैं।

1.2. विनियमों की आवश्यकताएँ और नियम संगठन की सभी संरचनात्मक इकाइयों पर लागू होते हैं।

1.3. संगठन के महानिदेशक के आदेश द्वारा विनियमों को अनुमोदित, संशोधित और रद्द किया जाता है।

1.4. संगठन के कर्मचारियों को विनियमों की आवश्यकताओं को जानना और उनका अनुपालन करना आवश्यक है। संगठन के सभी नवनियुक्त कर्मचारियों को संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों द्वारा संगठन में दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के लिए स्थापित प्रक्रिया से परिचित कराया जाना चाहिए।

2. पद, परिभाषाएँ, संक्षिप्ताक्षर

2.1. विनियम निम्नलिखित नियमों और परिभाषाओं का उपयोग करते हैं:

दस्तावेज़- एक माध्यम पर विवरण के साथ दर्ज की गई जानकारी जो इसे पहचानने की अनुमति देती है।

व्यायाम- प्रबंधक से निर्देश.

काम- कार्य देखें.

निर्वाहक- संगठन का एक कर्मचारी जिसे किसी कार्य के निष्पादन की जिम्मेदारी सौंपी गई है।

नियंत्रण- कार्रवाइयों का एक सेट जो दस्तावेज़ का समय पर निष्पादन सुनिश्चित करता है।

जिम्मेदार निष्पादक- कलाकारों में से एक कर्मचारी जिसे अन्य कलाकारों के काम का समन्वय करने का अधिकार है। संकल्प पहले इंगित करता है.

संकल्प- दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए अधिकारी के निर्देशों वाला विवरण। इसमें कलाकारों के उपनाम, प्रारंभिक अक्षर, आदेश की सामग्री (यदि आवश्यक हो), समय सीमा, हस्ताक्षर और तारीख शामिल है।

पर्यवेक्षक- संकल्प लेने वाला अधिकारी।

निष्पादन की अवधि- कार्य पूरा होने की कैलेंडर तिथि। दस्तावेज़ के निष्पादन की अवधि संगठन के कार्यालय में उसके पंजीकरण के दिन से शुरू होती है और कैलेंडर दिनों में गणना की जाती है। दस्तावेज़ निम्नलिखित विशिष्ट समय सीमा के भीतर निष्पादन के अधीन हैं:

निष्पादन की एक विशिष्ट तिथि से - निर्दिष्ट अवधि के भीतर, यदि दस्तावेज़ निर्दिष्ट अवधि की समाप्ति से तीन दिन पहले संगठन द्वारा प्राप्त किया गया था;

विशिष्ट निष्पादन तिथि और विशेष नोट्स बताए बिना - 30 दिनों के भीतर;

किसी विशिष्ट तिथि को निर्दिष्ट किए बिना, "तत्काल" या "तुरंत" चिह्नित करें - तीन दिनों के भीतर;

किसी विशिष्ट तिथि को निर्दिष्ट किए बिना, "तुरंत" चिह्नित करें - 10 दिनों के भीतर।

3. प्रक्रिया विवरण

3.1. नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ जमा करना.

3.1.1. निष्पादन की आवश्यकता वाले सभी पंजीकृत दस्तावेज़ नियंत्रण के अधीन हैं।

3.1.2. किसी दस्तावेज़ को नियंत्रण में रखने का आधार संगठन के महानिदेशक या उसके डिप्टी का संकल्प है।

संकल्प में कहा गया है:

दस्तावेज़ का निष्पादक;

कार्य की समय सीमा;

यदि आवश्यक हो, तो कार्य की सामग्री.

3.1.3. संकल्प के साथ दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, महानिदेशक के सचिव या उप महा निदेशक के सचिव (बाद में सचिवों के रूप में संदर्भित) संकल्प के साथ दस्तावेज़ की एक स्कैन की गई प्रति तैयार करते हैं। स्कैन किए गए दस्तावेज़ को "अंडर कंट्रोल" फ़ोल्डर में रखा गया है।

3.1.4. दस्तावेज़ फ़ाइल की एक प्रति ठेकेदार को भेजे गए ईमेल संदेश के साथ संलग्न है।

3.1.5. ईमेल संदेश पैरामीटर में, आप कार्य पूरा करने की समय सीमा निर्धारित करते हैं और कार्य लेखक को उसकी प्राप्ति के बारे में सूचित करने का विकल्प सक्षम करते हैं।

3.1.6. किसी कार्य के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक संदेश प्राप्त करने के बाद, निष्पादक कार्य के लेखक को इसकी प्राप्ति की सूचना भेजता है।

3.1.7. यदि ठेकेदार को कोई कार्य प्राप्त होता है, जिसकी सामग्री उसकी क्षमता से परे है, तो वह कार्य की प्राप्ति से एक कार्य दिवस के भीतर कार्य के लेखक को इस बारे में सूचित करने के लिए बाध्य है। कार्य का लेखक, ऐसी अधिसूचना प्राप्त करने के बाद, दूसरे समाधान के लिए प्रबंधक को एक दस्तावेज़ प्रस्तुत करता है।

3.2. कार्य पूरा करना.

3.2.1. ठेकेदार उसे सौंपे गए कार्य को संकल्प में स्थापित समय अवधि के भीतर पूरा करता है।

3.2.2. यदि कार्य निष्पादन का अंतिम दिन गैर-कार्य दिवस पर पड़ता है, तो दस्तावेज़ को अगले कार्य दिवस पर निष्पादित किया जाना चाहिए।

3.2.3. यदि संकल्प में स्थापित समय अवधि के भीतर कार्य पूरा करना संभव नहीं है, तो ठेकेदार समय सीमा समाप्त होने से पहले प्रबंधक को इसकी रिपोर्ट करने और देरी का कारण बताने के लिए बाध्य है। यदि कारण वैध है, तो प्रबंधक कार्य पूरा करने की समय सीमा बढ़ा सकता है।

3.2.4. यदि किसी कार्य को पूरा करने की समय सीमा प्रबंधक द्वारा बढ़ा दी गई थी, तो कार्य का लेखक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड में इसके पूरा होने की समय सीमा बदल देता है।

3.3. कार्य पूरा होने पर रिपोर्ट दें.

3.3.1. कार्य पूरा करने के बाद, निष्पादक एक पूर्णता रिपोर्ट तैयार करता है, जो इलेक्ट्रॉनिक संदेश के रूप में कार्य के लेखक को भेजी जाती है। असाइनमेंट रिपोर्ट जानकारीपूर्ण होनी चाहिए और इसमें किए गए कार्यों और उपायों का विशिष्ट विवरण होना चाहिए। यदि किसी कार्य को पूरा करने के लिए किसी दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है, तो उसका पंजीकरण डेटा कार्य पूर्णता रिपोर्ट में दर्शाया जाता है।

3.3.2. किसी कार्य के पूरा होने पर एक रिपोर्ट प्राप्त करने के बाद, कार्य लेखक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड में "पूर्ण" स्थिति सेट करता है। दस्तावेज़ को "अंडर कंट्रोल" फ़ोल्डर से हटा दिया गया है और फ़ाइल में रखा गया है।

3.3.3. यदि कार्य के लेखक को संकल्प में निर्दिष्ट समय अवधि के भीतर कार्य पूरा होने पर कोई रिपोर्ट नहीं मिली है, तो वह कार्य पूरा करने में विफलता का कारण बताने के अनुरोध के साथ निष्पादक को एक ईमेल अनुरोध भेजता है। कार्य का लेखक कार्य को पूरा करने में विफलता के बारे में प्रबंधक को रिपोर्ट करता है, कलाकार से स्पष्टीकरण संलग्न करता है। यदि कारण वैध है, तो प्रबंधक कार्य पूरा करने की समय सीमा बढ़ा सकता है।

3.3.4. यदि किसी कार्य को पूरा करने की समय सीमा प्रबंधक द्वारा बढ़ा दी गई थी, तो कार्य का लेखक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड में नियत तारीख बदल देता है।

3.4. कार्य पूरा होने पर एक रिपोर्ट तैयार करना।

3.4.1. सचिव दस्तावेजों के आधार पर कार्यों के पूरा होने पर एक मासिक रिपोर्ट तैयार करते हैं, जिसे वे प्रबंधक को प्रस्तुत करते हैं।

रिपोर्ट में कहा गया है:

रिपोर्टिंग अवधि के लिए सौंपे गए कार्यों की कुल संख्या;

पूर्ण किये गये कार्यों की संख्या;

विस्तारित समय सीमा वाले कार्यों की संख्या;

समय पर पूरे न होने वाले कार्यों की संख्या.

यदि कोई कार्य समय पर पूरा नहीं होता है, तो उन कार्यों को करने वालों के नाम भी दर्शाए जाते हैं।

4. जिम्मेदारी

संगठन के कर्मचारी, अपने पद की परवाह किए बिना, इन विनियमों की आवश्यकताओं के अनुचित निष्पादन या अनुपालन में विफलता के लिए अनुशासनात्मक दायित्व वहन करते हैं।

5. नियंत्रण

विनियमों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण संगठन के प्रशासनिक निदेशक द्वारा किया जाता है।

परिचय

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक औपचारिक मॉडल के रूप में कार्य के प्रवाह की व्यक्तिपरक दृष्टि को प्रतिबिंबित करने की प्रक्रिया है जिसमें परस्पर संबंधित संचालन शामिल होते हैं।

मॉडलिंग का उद्देश्य कंपनी और उसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में ज्ञान को स्पष्ट ग्राफिकल रूप में व्यवस्थित करना है जो प्राप्त जानकारी के विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण के लिए अधिक सुविधाजनक है।

वर्तमान में, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी बाजार में कई कंपनियां हैं। विशेष कार्यक्रम, आपको उद्यम की जांच करने और एक मॉडल बनाने की अनुमति देता है। कार्यप्रणाली और उपकरणों का चुनाव जिसके साथ व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग की जाती है, मौलिक नहीं है। मानकीकृत, समय-परीक्षणित पद्धतियां और उपकरण हैं जिनके साथ आप किसी उद्यम का सर्वेक्षण कर सकते हैं और उसका मॉडल बना सकते हैं। उनका मुख्य लाभ सरलता और निपुणता तक पहुंच है।

प्रक्रियाओं को SADT पद्धति द्वारा संकलित किया गया था। वर्तमान में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सबसे व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली पद्धति यूएस आईडीईएफ मानक है।

किसी उद्यम का मॉडल बनाकर उसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने के विचार का मुख्य लाभ इसकी बहुमुखी प्रतिभा है। पहले तो,

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग लगभग सभी प्रश्नों का उत्तर है,

उद्यम की गतिविधियों में सुधार और इसकी प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाने से संबंधित। दूसरे, किसी उद्यम के प्रबंधक या प्रबंधन जिसने एक विशिष्ट पद्धति लागू की है, उसके पास ऐसी जानकारी होगी जो उन्हें स्वतंत्र रूप से अपने उद्यम में सुधार करने और उसके भविष्य की भविष्यवाणी करने की अनुमति देगी।

1 व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग का सार और महत्व

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग आपको न केवल यह विश्लेषण करने की अनुमति देती है कि उद्यम समग्र रूप से कैसे संचालित होता है, यह बाहरी संगठनों, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ कैसे बातचीत करता है, बल्कि यह भी विश्लेषण करता है कि प्रत्येक व्यक्तिगत कार्यस्थल पर गतिविधियाँ कैसे आयोजित की जाती हैं।

अवधारणा को परिभाषित करने के लिए कई दृष्टिकोण हैं

"बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग":

1) व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग व्यवसाय का विवरण है

उद्यम की प्रक्रियाएं, प्रबंधक को यह जानने की अनुमति देती हैं कि सामान्य कर्मचारी कैसे काम करते हैं, और सामान्य कर्मचारियों को यह जानने की अनुमति मिलती है कि उनके सहकर्मी कैसे काम करते हैं और उनकी सभी गतिविधियों का अंतिम परिणाम क्या है;

2) व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग किसी उद्यम की गतिविधियों को बेहतर बनाने के अवसर खोजने का एक प्रभावी साधन है;

3) व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक उपकरण है जो आपको किसी उद्यम की गतिविधियों के पुनर्गठन के विभिन्न चरणों में उत्पन्न होने वाले जोखिमों का अनुमान लगाने और कम करने की अनुमति देता है;

4) व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक ऐसी विधि है जो आपको आवश्यकताओं के संबंध में किसी उद्यम की वर्तमान गतिविधियों का आकलन करने की अनुमति देती है,

इसके कामकाज, प्रबंधन, दक्षता के लिए आवश्यकताएँ,

अंतिम प्रदर्शन परिणाम और ग्राहक संतुष्टि

5) व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक ऐसी विधि है जो आपको व्यक्तिगत रूप से ली गई प्रत्येक प्रक्रिया और एक उद्यम में सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को एक साथ मिलाकर लागत अनुमान देने की अनुमति देती है;

6) किसी उद्यम में वर्तमान समस्याओं की पहचान करने और भविष्य की समस्याओं का अनुमान लगाने के लिए व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग हमेशा सही तरीका है।

आधुनिक उद्यम अपनी गतिविधियों में लगातार सुधार करने के लिए मजबूर हैं। इसके लिए नई तकनीकों और व्यावसायिक प्रथाओं के विकास, अंतिम परिणामों की गुणवत्ता में सुधार की आवश्यकता है

गतिविधियाँ और, निश्चित रूप से, नए, और अधिक का परिचय प्रभावी तरीकेउद्यम गतिविधियों का प्रबंधन और संगठन।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों का एक तार्किक, अनुक्रमिक, परस्पर जुड़ा हुआ सेट है जो उत्पादक संसाधनों का उपभोग करती है, मूल्य बनाती है और उपभोक्ता के लिए परिणाम उत्पन्न करती है। मुख्य कारणों में से,

किसी संगठन को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए प्रोत्साहित करते हुए, हम लागत या उत्पादन चक्र की अवधि, उपभोक्ताओं और राज्य द्वारा लगाई गई आवश्यकताओं, गुणवत्ता प्रबंधन कार्यक्रमों की शुरूआत, कंपनियों के विलय, अंतर-संगठनात्मक विरोधाभासों आदि को कम करने की आवश्यकता पर प्रकाश डाल सकते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग किसी कंपनी की गतिविधियों को अनुकूलित करने के तरीके खोजने का एक प्रभावी साधन है, उद्यम पुनर्गठन के विभिन्न चरणों में उत्पन्न होने वाले जोखिमों का पूर्वानुमान लगाने और उन्हें कम करने का एक साधन है। यह विधि आपको कुल मिलाकर संगठन की प्रत्येक व्यक्तिगत प्रक्रिया और सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की लागत का अनुमान लगाने की अनुमति देती है।

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग निर्णय आमतौर पर चित्र 1 में प्रस्तुत कारणों से लिए जाते हैं।

चित्र 1 - व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग पर निर्णय लेने के कारण

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग में कई पहलू शामिल होते हैं

कंपनी की गतिविधियाँ:

 संगठनात्मक संरचना में परिवर्तन;

 विभागों और कर्मचारियों के कार्यों का अनुकूलन;

 प्रबंधकों के अधिकारों और जिम्मेदारियों का पुनर्वितरण;

 आंतरिक नियमों और संचालन की प्रौद्योगिकी में परिवर्तन;

 चल रही प्रक्रियाओं आदि के स्वचालन के लिए नई आवश्यकताएँ।

मॉडलिंग का उद्देश्य कंपनी और उसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में ज्ञान को स्पष्ट ग्राफिकल रूप में व्यवस्थित करना है जो प्राप्त जानकारी के विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण के लिए अधिक सुविधाजनक है। मॉडल को संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संरचना, उनके कार्यान्वयन का विवरण और दस्तावेज़ प्रवाह के अनुक्रम को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडलिंग में दो चरण शामिल हैं: संरचनात्मक और विस्तृत।

किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का संरचनात्मक मॉडलिंग BPwin टूलकिट का उपयोग करके IDEF0 नोटेशन में या रैशनल रोज़ टूलकिट का उपयोग करके UML में किया जा सकता है। यूएमएल में विस्तृत मॉडलिंग की जाती है।

संरचनात्मक मॉडलिंग के चरण में, मॉडल को प्रतिबिंबित करना चाहिए:

1) मौजूदा संगठनात्मक संरचना;

2) नकली के निष्पादन में प्रयुक्त दस्तावेज़ और अन्य संस्थाएँव्यावसायिक प्रक्रियाएँ और दस्तावेज़ प्रवाह मॉडलिंग के लिए आवश्यक प्रक्रियाएँ, उनके मुख्य अर्थ के विवरण के साथ;

3) व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संरचना, अधिक सामान्य समूहों से निजी व्यावसायिक प्रक्रियाओं तक उनके पदानुक्रम को दर्शाती है;

4) समापन बिंदुओं के लिए इंटरेक्शन आरेखव्यावसायिक प्रक्रियाएं,

दस्तावेज़ बनाने और स्थानांतरित करने के क्रम को दर्शाता है

(डेटा, सामग्री, संसाधन, आदि) अभिनेताओं के बीच।

तैयार मॉडल पर आर्किटेक्ट और प्रमुख प्रोग्रामर की सहमति होनी चाहिए, जिससे यह पुष्टि हो सके कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संरचना स्पष्ट है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विस्तृत मॉडलिंग एक ही मॉडल में किया जाता है और इसमें आवश्यक विवरण प्रतिबिंबित होना चाहिए और संगठन की गतिविधियों का एक स्पष्ट दृश्य प्रदान करना चाहिए।

एक विस्तृत व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल में शामिल होना चाहिए:

1) उदाहरणों का एक सेट जो संभावित कार्यान्वयन विकल्पों को दर्शाता हैव्यावसायिक प्रक्रियाएँ "जैसा है";

2) निष्पादन अनुक्रम का विवरण देने वाले गतिविधि आरेखव्यावसायिक प्रक्रियाएं;

3) दस्तावेज़ प्रवाह पैटर्न को दर्शाने वाले इंटरेक्शन आरेख।

मॉडलों पर संगठन के उन अग्रणी विशेषज्ञों के साथ सहमति होनी चाहिए जिनके पास आवश्यक ज्ञान है।

यदि, मॉडल बनाने के बाद सहमति नहीं बन पाई है, तो मॉडल में आवश्यक स्पष्टीकरण और समायोजन किए जाने चाहिए। पुनरावृत्ति प्रक्रिया (समन्वय, समायोजन और स्पष्टीकरण करना) को तब तक दोहराया जाना चाहिए जब तक कि यह पूरी तरह से पुष्टि न हो जाए कि मॉडल समझने योग्य है और स्पष्ट रूप से व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण का प्रतिनिधित्व करता है।

2 व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडलिंग के लिए पद्धति

किसी व्यवसाय का मॉडल (विवरण) बनाने की पद्धति (नोटेशन) के अंतर्गत

प्रक्रिया को उन तरीकों के एक सेट के रूप में समझा जाता है जिसमें वास्तविक दुनिया की वस्तुओं और उनके बीच के संबंधों को एक मॉडल के रूप में दर्शाया जाता है। किसी भी कार्यप्रणाली (तकनीक) में तीन मुख्य घटक शामिल होते हैं:

- सैद्धांतिक आधार;

- किसी दिए गए परिणाम को प्राप्त करने के लिए आवश्यक चरणों का विवरण;

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग को प्रत्येक विशिष्ट मामले में मॉडल की आवश्यकताओं के आधार पर विभिन्न दृष्टिकोणों, पद्धतियों, नोटेशन और उपकरणों का उपयोग करके निष्पादित किया जा सकता है। ये आवश्यकताएँ क्या निर्धारित करती हैं? कई मायनों में - समग्र रूप से एक स्वचालन प्रणाली बनाने की प्रक्रिया, जिसके ढांचे के भीतर विषय क्षेत्र का मॉडलिंग किया जाता है। यह प्रक्रिया निर्धारित करती है कि मॉडल कैसे बनाया जाएगा, परिष्कृत किया जाएगा और उपयोग किया जाएगा।

एक नियम के रूप में, एक सिस्टम लोगों की एक टीम द्वारा बनाया जाता है। इन लोगों की अलग-अलग विशेषताएँ, अनुभव, आदतें, शिक्षा, प्राथमिकताएँ और व्यक्तिगत गुण होते हैं। एक व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल बनाया जाता है ताकि सिस्टम बनते ही ये लोग प्रभावी ढंग से ज्ञान का आदान-प्रदान कर सकें और संयुक्त रूप से निर्णय ले सकें। मॉडल एक स्वचालन प्रणाली बनाने में शामिल पक्षों के बीच संचार की भाषा है -

ग्राहक, विशेषज्ञ, आर्किटेक्ट आदि। इसे इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि प्रत्येक पक्ष, अपने दृष्टिकोण से मॉडल की गई प्रणाली को समझकर, विषय क्षेत्र की समग्र समझ में प्रभावी ढंग से योगदान कर सके।

एक स्वचालित प्रणाली बनाने की प्रक्रिया अक्सर पुनरावृत्त होती है, इसलिए मॉडल को क्रमिक परिशोधन की अनुमति देनी चाहिए। आदर्श रूप से, मॉडल को इस तरह से बनाया जाना चाहिए कि जब इसका विवरण दिया जाए, तो मॉडल के पहले निर्मित अधिक सामान्य तत्वों को नहीं बदला जाए, बल्कि केवल नए जोड़े जाएं।

मॉडल को विषय क्षेत्र में परिवर्तन के प्रति प्रतिरोधी होना चाहिए। इसका मतलब यह है कि इसे इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि जब विषय क्षेत्र बदलता है, तो मॉडल तत्वों का केवल एक निश्चित न्यूनतम आवश्यक सेट ही बदलता है। इसके अलावा, मॉडल स्वयं होना चाहिए

स्वचालन प्रणाली बनाने के भाग के रूप में व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पुनर्गठित करने के लिए एक उपकरण।

विचार किया जाना चाहिए महत्वपूर्ण विशेषताएँबिजनेस मॉडलिंग

प्रक्रियाएँ। विशेष रूप से, व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग के लाभों में शामिल हैं: लागत कम करने के साथ-साथ उत्पादन की गुणवत्ता और गति बढ़ाना; कर्मचारियों की व्यावसायिकता में वृद्धि;

कंपनी की प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाना। नुकसान, बदले में:

कर्मचारियों का बढ़ता शोषण और संबंधित सामाजिक-मनोवैज्ञानिक समस्याएं; कॉर्पोरेट संस्कृति को बदलने के लिए लक्षित कार्य करने की आवश्यकता।

3 व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग पद्धतियों के विकास का इतिहास

कई आधुनिक व्यवसाय मॉडलिंग पद्धतियों का आधार

प्रक्रियाओं को एसएडीटी पद्धति (संरचित विश्लेषण और डिजाइन तकनीक - संरचनात्मक विश्लेषण और डिजाइन की विधि) द्वारा संकलित किया गया था और

सॉफ़्टवेयर विकास के लिए उपयोग की जाने वाली एल्गोरिथम भाषाएँ।

संक्षिप्त रूप में, व्यवसाय मॉडलिंग पद्धतियों के विकास का इतिहास

प्रक्रियाओं को चित्र 2 में प्रस्तुत किया गया है। स्पष्टता के लिए, गुणवत्ता प्रबंधन के दृष्टिकोण के विकास का इतिहास समानांतर में दिखाया गया है।

चित्र 2 - व्यवसाय मॉडलिंग पद्धतियों के विकास का इतिहास

प्रक्रियाओं

वर्तमान में, व्यवसाय का वर्णन, मॉडल और विश्लेषण करना

प्रक्रियाओं में कई प्रकार की पद्धतियों का उपयोग किया जाता है। सबसे सामान्य प्रकारों में निम्नलिखित पद्धतियाँ शामिल हैं:

 बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग (बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग);

 कार्य प्रवाह का विवरण (कार्य प्रवाह मॉडलिंग);

 डेटा प्रवाह का विवरण (डेटा प्रवाह मॉडलिंग)।

बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग (बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग) के लिए तरीके। व्यवसाय का वर्णन करने के लिए सबसे व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली पद्धति

प्रक्रियाएँ - अमेरिकी मानक IDEF0। इसके विकास के बाद से, मानक में महत्वपूर्ण परिवर्तन नहीं हुए हैं। वर्तमान में, IDEF0 पद्धति का विकास उन उपकरणों के सुधार से जुड़ा है जो इसका समर्थन करते हैं - व्यवसाय मॉडलिंग के लिए सॉफ़्टवेयर उत्पाद।

प्रक्रियाएं (उदाहरण के लिए, BPWin 4.0, ProCap, IDEF0/EM टूल, आदि)।

IDEF0 पद्धति विश्लेषक को प्रक्रिया प्रबंधन पर जोर देने के साथ शीर्ष स्तर पर संगठन के व्यवसाय का वर्णन करने के पर्याप्त अवसर प्रदान करती है। नोटेशन आपको प्रक्रिया मॉडल में फीडबैक प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है

विभिन्न प्रकार के - सूचना, प्रबंधन, भौतिक संसाधनों की आवाजाही पर।

आईडीईएफ परिवार पद्धति का उपयोग करके, आप विभिन्न संदर्भों में जटिल प्रणालियों की एक विस्तृत श्रृंखला के गतिविधि पैटर्न को प्रभावी ढंग से प्रदर्शित और विश्लेषण कर सकते हैं। साथ ही, सिस्टम में प्रक्रियाओं की जांच की चौड़ाई और गहराई डेवलपर द्वारा स्वयं निर्धारित की जाती है, जिससे अनावश्यक डेटा के साथ बनाए गए मॉडल को अधिभारित नहीं करना संभव हो जाता है। में

निम्नलिखित मानक वर्तमान में आईडीईएफ परिवार से संबंधित हैं:

IDEF0 - कार्यात्मक मॉडलिंग पद्धति। विज़ुअल IDEF0 ग्राफिकल भाषा का उपयोग करते हुए, अध्ययन के तहत सिस्टम डेवलपर्स और विश्लेषकों को परस्पर संबंधित कार्यों के एक सेट के रूप में दिखाई देता है। एक नियम के रूप में, IDEF0 मॉडलिंग किसी भी प्रणाली का अध्ययन करने में पहला कदम है;

IDEF1 एक सिस्टम के भीतर सूचना प्रवाह को मॉडलिंग करने की एक पद्धति है, जो आपको उनकी संरचना और संबंधों को प्रदर्शित करने और उनका विश्लेषण करने की अनुमति देती है;

IDEF1X (IDEF1 विस्तारित) - संबंधपरक संरचनाओं के निर्माण की पद्धति। IDEF1X "इकाई-संबंध" प्रकार की कार्यप्रणाली से संबंधित है

(ईआर - एंटिटी-रिलेशनशिप) और आमतौर पर रिलेशनल डेटाबेस को मॉडल करने के लिए उपयोग किया जाता है;

IDEF2 सिस्टम विकास के गतिशील मॉडलिंग के लिए एक पद्धति है।

गतिशील प्रणालियों के विश्लेषण की बहुत गंभीर कठिनाइयों के कारण, इस मानक को व्यावहारिक रूप से छोड़ दिया गया था, और इसके विकास को प्रारंभिक चरण में ही निलंबित कर दिया गया था;

IDEF3 किसी सिस्टम में होने वाली प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने की एक पद्धति है, जिसका उपयोग, उदाहरण के लिए, अनुसंधान में किया जाता है तकनीकी प्रक्रियाएंउद्यमों में. आईडीईएफ3 का उपयोग करना

प्रत्येक प्रक्रिया के लिए परिदृश्य और संचालन के अनुक्रम का वर्णन किया गया है। IDEF3 का IDEF0 कार्यप्रणाली से सीधा संबंध है - प्रत्येक

एक फ़ंक्शन को एक अलग प्रक्रिया के रूप में दर्शाया जा सकता है

IDEF4 ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सिस्टम बनाने की एक पद्धति है।

IDEF4 उपकरण आपको वस्तुओं की संरचना और उनकी बातचीत के अंतर्निहित सिद्धांतों को दृश्य रूप से प्रदर्शित करने की अनुमति देते हैं, जिससे आप जटिल ऑब्जेक्ट-उन्मुख प्रणालियों का विश्लेषण और अनुकूलन कर सकते हैं;

IDEF5 - जटिल प्रणालियों का अध्ययन करने की पद्धति।

ARIS प्रणाली उद्यम गतिविधियों के विश्लेषण और मॉडलिंग के लिए उपकरणों का एक सेट है। इसका पद्धतिगत आधार विभिन्न मॉडलिंग विधियों का एक संयोजन है, जो अध्ययन के तहत प्रणाली पर विभिन्न विचारों को दर्शाता है। एक ही मॉडल को कई तरीकों का उपयोग करके विकसित किया जा सकता है, जो एआरआईएस को विभिन्न सैद्धांतिक ज्ञान वाले विशेषज्ञों द्वारा उपयोग करने की अनुमति देता है और उन प्रणालियों के साथ काम करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जाता है जिनकी अपनी विशिष्टताएं होती हैं।

ARIS चार प्रकार के मॉडल का समर्थन करता है जो अध्ययन के तहत प्रणाली के विभिन्न पहलुओं को दर्शाते हैं:

सिस्टम की संरचना का प्रतिनिधित्व करने वाले संगठनात्मक मॉडल -

संगठनात्मक इकाइयों, पदों और विशिष्ट व्यक्तियों का पदानुक्रम,

उनके बीच संबंध, साथ ही संरचनात्मक इकाइयों का क्षेत्रीय संदर्भ;

कार्यात्मक मॉडल जिसमें प्रबंधन तंत्र के सामने आने वाले लक्ष्यों का पदानुक्रम होता है, फ़ंक्शन पेड़ों के एक सेट के साथ,

लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक;

सूचना मॉडल सूचना की संरचना को दर्शाते हैं,

सिस्टम फ़ंक्शंस के संपूर्ण सेट के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक;

प्रबंधन मॉडल जो एक व्यापक दृष्टिकोण प्रस्तुत करते हैं

सिस्टम के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं का कार्यान्वयन।

व्लादिमीर रेपिन

व्लादिमीर रेपिन मैनेजमेंट एलएलसी के जनरल डायरेक्टर

एबीपीएमपी रूस के सदस्य

प्रबंधन सुझाव देने वाला

बिजनेस ट्रेनर

तकनीकी विज्ञान के उम्मीदवार

लेख बाद के विनियमन के उद्देश्य से प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक नोटेशन चुनने के मुद्दों पर चर्चा करता है। अक्सर उपयोग किए जाने वाले वर्क फ़्लो नोटेशन की तुलना की जाती है, जैसे: MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट", बिजनेस स्टूडियो में "प्रक्रिया", ARIS eEPC नोटेशन और अन्य। नोटेशन की तुलना करते समय, मुख्य ध्यान प्रक्रिया आरेख बनाने पर होता है जो संगठनात्मक कर्मचारियों के लिए सरल और समझने योग्य हों।

कंपनियों के व्यावसायिक विश्लेषकों के लिए, लेख में चर्चा की गई थीसिस यह सोचने का एक गंभीर कारण है कि संगठनात्मक प्रक्रियाओं के ग्राफिकल आरेख विकसित करने के लिए वे जिन दृष्टिकोणों का उपयोग करते हैं वे कितने प्रभावी हैं।

परिचय

ग्राफिकल प्रक्रिया आरेख बनाने का सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य संगठन के नियामक दस्तावेजों में उनका बाद का उपयोग है। ये योजनाएं, एक नियम के रूप में, ऐसे कर्मचारियों को नियुक्त करती हैं जो जटिल नोटेशन में प्रशिक्षित नहीं हैं और जिनके पास कौशल नहीं है प्रणाली विश्लेषणआदि। रेखाचित्रों की सरलता और स्पष्टता उनके लिए बहुत महत्वपूर्ण है। कई अलग-अलग प्रतीकों वाले जटिल, भ्रमित करने वाले आरेखों को लोग कम समझ पाते हैं, जिससे उनके लिए इसे समझना मुश्किल हो जाता है प्रायोगिक उपयोग. इसलिए, व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए, प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए नोटेशन (पद्धति) का सही चयन और उपयोग करना महत्वपूर्ण है। ऐसे अंकन को चुनने के लिए किस मानदंड का उपयोग किया जाना चाहिए? विभिन्न नोटेशनों की एक दूसरे से तुलना कैसे करें? आइए लोकप्रिय नोटेशन का उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्णन करने के कई उदाहरण देखें और इन सवालों के जवाब देने का प्रयास करें।

अंकन की तुलना

तुलना के लिए, निम्नलिखित प्रक्रिया विवरण नोटेशन को चुना गया:

1. "सरल फ़्लोचार्ट" ("समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके दस्तावेज़ों की गति को प्रदर्शित करना);
2. "सरल ब्लॉक आरेख" (दस्तावेज़ों की गति को प्रदर्शित किए बिना, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना);
3. बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" (संभावित प्रस्तुति विकल्पों में से एक);
4. एआरआईएस ईईपीसी।

एक सरल और सहज प्रक्रिया को परीक्षण मामले के रूप में चुना गया था। इस प्रक्रिया के विवरण के परिणाम चित्र में प्रस्तुत किए गए हैं। 1-4.

चावल। 1. MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (दस्तावेज़ आंदोलन के साथ, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके)

चित्र में प्रस्तुत चित्र में। 1, समय के साथ प्रक्रिया संचालन के अनुक्रम को मोटे तीरों का उपयोग करके दिखाया गया है, और दस्तावेज़ों की गति को पतले बिंदीदार तीरों का उपयोग करके दिखाया गया है। समाधान ब्लॉकों का उपयोग क्लासिक तरीके से किया जाता है। वे जानकारी (प्रश्न) प्रदर्शित करते हैं जिस पर प्रक्रिया का अगला चरण "निर्भर करता है"। "हीरे" का उपयोग करने का यह तरीका बहुत आम है। लेकिन वास्तव में, निर्णय लेने और कुछ आउटपुट (दस्तावेजों) के निर्माण का संपूर्ण तर्क प्रक्रिया के संचालन में समाहित होना चाहिए। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो इन "हीरों" को खींचने का मूल्य (अर्थ) स्पष्ट नहीं है। ये किस प्रकार की वस्तुएं हैं: प्रक्रिया संचालन, घटनाएं? ऐसा लगता है कि यह न तो एक है और न ही दूसरा। ये कुछ शर्तों के आधार पर निर्णय लेने वाले संचालक हैं। लेकिन हम लोगों के लिए एक प्रक्रिया आरेख विकसित कर रहे हैं, न कि किसी विशेष भाषा में कंप्यूटर प्रोग्राम लिख रहे हैं। एक कंप्यूटर प्रोग्राम में, एक "डायमंड" स्थितियों आदि की तुलना करने के लिए एक पूर्ण ऑपरेशन होगा। लेकिन प्रक्रिया आरेख को वास्तविक वस्तुओं को दिखाने की आवश्यकता है - लोगों, दस्तावेजों, सूचना प्रणालियों आदि द्वारा की जाने वाली प्रक्रियाएं। इस बारे में सोचें कि क्या यह सही है आरेख पर प्रक्रिया संचालन से अलग "हीरे" दिखाने के लिए? इसके बजाय आप यह कर सकते हैं:

• विचाराधीन प्रक्रिया के आरेख पर संचालन के अनुक्रम के रूप में निर्णय लेने के तर्क का वर्णन करें;
• अगले स्तर पर आगे बढ़ते हुए, संबंधित उपप्रक्रिया के चरणों के आरेख के रूप में तर्क का वर्णन करें;
• पाठ में तर्क का वर्णन करें (ऑपरेशन की पाठ विशेषताओं में) और बाद में इसे प्रक्रिया निष्पादन नियमों में प्रदर्शित करें।

आइए ऊपर चर्चा की गई "हीरे" का उपयोग करने की विधि के "पेशेवर" और "नुकसान" तैयार करें (चित्र 1)।

MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" (दस्तावेज़ आंदोलन के साथ, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग करके)

चित्र में. चित्र 2 उसी प्रक्रिया का एक उदाहरण दिखाता है, जिसे केवल "समाधान" ब्लॉक और दस्तावेज़ों के उपयोग के बिना वर्णित किया गया है। यह जांचना आसान है कि इस आरेख में चित्र में दिखाए गए आरेख की तुलना में 24 कम ग्राफ़िक तत्व हैं। 1. योजना चित्र. 2 बहुत सरल दिखता है. ग्राफिक तत्व आंखों को चकाचौंध नहीं करते हैं, और सूचना सामग्री के दृष्टिकोण से, यह आरेख अंतिम उपयोगकर्ता के लिए काफी समझने योग्य और सुलभ है। यदि प्रत्येक प्रक्रिया संचालन के लिए आप पाठ में इसके कार्यान्वयन के लिए आवश्यकताओं का वर्णन करते हैं, तो सारणीबद्ध और ग्राफिकल प्रस्तुति रूपों को मिलाकर, आप कंपनी के कर्मचारियों के लिए प्रक्रिया को निष्पादित करने की प्रक्रिया का पर्याप्त रूप से वर्णन कर सकते हैं।

चावल। 2. MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (दस्तावेज़ आंदोलन के बिना, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना)

चित्र में प्रस्तुत प्रपत्र में प्रक्रिया के चित्रमय प्रतिनिधित्व के "पेशे" और "नुकसान"। 2 नीचे दिखाए गए हैं.

MS Visio में "सरल फ़्लोचार्ट" (दस्तावेज़ आंदोलन के बिना, "समाधान" ब्लॉक का उपयोग किए बिना)

सामान्य तौर पर, चित्र में प्रस्तुत प्रारूप के समान आरेखों का उपयोग। 2 इन योजनाओं पर काम करने वाले डेवलपर्स और कर्मचारियों दोनों के लिए सुविधाजनक है।

चित्र में. चित्र 3 बिजनेस स्टूडियो मॉडलिंग वातावरण के "प्रक्रिया" नोटेशन में उत्पन्न एक प्रक्रिया आरेख दिखाता है। इस योजना की कई विशेषताएं हैं. सबसे पहले, "निर्णय" ब्लॉक का उपयोग गैर-मानक तरीके से किया जाता है - किसी प्रश्न और शाखा को प्रदर्शित करने के लिए ग्राफिक तत्व के रूप में नहीं, बल्कि निर्णय लेने से जुड़े एक पूर्ण प्रक्रिया संचालन के रूप में। बिजनेस स्टूडियो में, "हीरे" में एक पूर्ण प्रक्रिया के लगभग सभी गुण होते हैं, लेकिन इसे विघटित नहीं किया जा सकता है (शायद सिस्टम डेवलपर्स समय के साथ इसे संभव बना देंगे)। "हीरे" (चतुष्कोण के बजाय) का उपयोग करने से आरेख अधिक दृश्यमान हो जाता है। उसी समय, आप किसी भी पाठ जानकारी को "हीरा" विशेषताओं में दर्ज कर सकते हैं: विवरण, शुरुआत, समापन, समय सीमा आवश्यकताएँ, आदि।

चित्र में प्रस्तुत प्रक्रिया आरेख की दूसरी विशेषता। 3, तीरों का अनुप्रयोग है. संचालन के अनुक्रम को प्रदर्शित करने के लिए, आप एक टिप वाले तीर का उपयोग कर सकते हैं - "प्राथमिकता" तीर। दस्तावेज़ की गति दिखाने के लिए आप दो सिरों वाले तीर का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, बिजनेस स्टूडियो में आप केवल एक प्रकार के तीरों - "प्राथमिकता" तीरों का उपयोग करके काम चला सकते हैं। साथ ही, गतिविधि ऑब्जेक्ट की निर्देशिका में परिभाषित दस्तावेज़ों की आवश्यक संख्या को नामित तीरों से जोड़ा जा सकता है।

यह दृष्टिकोण इसे संभव बनाता है:

• प्रक्रिया आरेख पर ग्राफ़िक तत्वों की संख्या को महत्वपूर्ण रूप से कम करें, और साथ ही;
• प्रक्रिया विनियमों में आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों के बारे में आवश्यक जानकारी प्रदर्शित करें।

इस प्रकार, अनावश्यक तत्वों के साथ आरेख को अव्यवस्थित किए बिना, हम फिर भी प्रक्रिया का पूरी तरह से वर्णन कर सकते हैं और सभी आवश्यक जानकारी नियमों में अपलोड कर सकते हैं।

यह तथ्य कि तीर का नाम उससे जुड़े दस्तावेजों पर निर्भर नहीं करता है, आपको कर्मचारियों के लिए सबसे समझने योग्य और सुविधाजनक तरीके से आरेख पर तीरों का नाम देने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, विशिष्ट दस्तावेज़ों के एक सेट को प्राथमिकता वाले तीर "रिपोर्टों का एक सेट तैयार किया गया है" से जोड़ा जा सकता है। इस मामले में तीर का नाम निष्पादक को उस घटना को इंगित करता है जिसने "दिन के लिए संग्रह रिपोर्ट तैयार करें" नामक पिछला ऑपरेशन पूरा किया था। (ध्यान दें कि एसटीयू कंपनी की कार्यप्रणाली में, प्रक्रिया संचालन के बाद का तीर एक इकाई है, एक घटना नहीं। "निर्णय" ब्लॉक के बाद, आप निर्णय के संभावित परिणाम दिखा सकते हैं)।

चावल। 3. बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" ("समाधान" ब्लॉक के गैर-पारंपरिक उपयोग के साथ विकल्प)

चित्र में प्रस्तुत प्रपत्र में प्रक्रिया के चित्रमय प्रतिनिधित्व के "पेशे" और "नुकसान"। 3 नीचे दिखाए गए हैं.

बिजनेस स्टूडियो सिस्टम की "प्रक्रिया" ("समाधान" ब्लॉक के गैर-पारंपरिक उपयोग के साथ विकल्प)

बिजनेस स्टूडियो का उपयोग करते समय, प्रक्रिया नोटेशन का उपयोग थोड़े अलग तरीकों से किया जा सकता है। लेख के लेखक का झुकाव चित्र में प्रस्तुत दृष्टिकोण की ओर है। 3.

चित्र में. चित्र 4 ARIS eEPC नोटेशन में विकसित विचाराधीन प्रक्रिया का एक आरेख दिखाता है। ध्यान दें कि कुछ प्रक्रिया संचालन आरेख पर फिट नहीं बैठते। ARIS eEPC नोटेशन में लिखी गई एक सरल प्रक्रिया के इस आंशिक आरेख में चार तर्क कथन और आठ घटनाएँ शामिल हैं! आरेख को पढ़ने वाला व्यक्ति इन सभी तार्किक ऑपरेटरों की सही व्याख्या करने में सक्षम होना चाहिए। ऐसे आरेखों को पढ़ने में विशेष प्रशिक्षण और कुछ कौशल के बिना, एक सामान्य कर्मचारी विस्तृत पाठ विवरण या योग्य व्यवसाय विश्लेषक की सहायता के बिना प्रश्न में प्रक्रिया के तर्क को समझने में सक्षम होने की संभावना नहीं है।

ध्यान दें कि ARIS eEPC नोटेशन में प्रक्रिया आरेख चित्र में प्रस्तुत आरेखों की तुलना में काफी अधिक स्थान लेता है। 1-3. ऐसी योजना बनाने की जटिलता भी काफी अधिक होती है।

चावल। 4. ARIS eEPC नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (बिजनेस स्टूडियो में निर्मित)

ARIS eEPC नोटेशन में प्रक्रिया आरेख (बिजनेस स्टूडियो में निर्मित)

सामान्य तौर पर, यदि आप SAP R/3 खरीदने नहीं जा रहे हैं, तो ARIS eEPC नोटेशन को चुनना और उसका उपयोग करना, लेख के लेखक के दृष्टिकोण से, इष्टतम समाधान नहीं है। कलाकारों के लिए अधिक दृश्य और सहज प्रक्रिया विवरण नोटेशन पर ध्यान देना उचित है। हालाँकि, कुछ लोगों को ARIS eEPC नोटेशन अधिक दृश्यमान और समझने योग्य लग सकता है। कुछ हद तक यह स्वाद का मामला है।

बाद के स्वचालन उद्देश्यों के लिए प्रक्रिया का विवरण

व्यवसाय प्रक्रिया विवरण के उपरोक्त उदाहरण पर विचार करना दिलचस्प है यदि इसे बीपीएमएन 2.0 नोटेशन में प्रस्तुत किया गया है। इस नोटेशन का उद्देश्य "निष्पादन योग्य" प्रक्रियाओं का वर्णन करना है, यानी ऐसी प्रक्रियाएं जो बीपीएम सिस्टम का समर्थन करती हैं।

बीपीएमएन 2.0 के उपयोग पर मेरी राय। बिजनेस कंसोल कंपनी के जनरल डायरेक्टर ए. ए. बेलाइचुक साझा करते हैं:

"चित्र में. चित्र 5 बीपीएमएन नोटेशन में उसी प्रक्रिया को दर्शाता है। जैसा कि हम देख सकते हैं, यह आंकड़ा चित्र के समान है। 1: बीपीएमएन नोटेशन में, कार्यों को आयतों के रूप में, कांटों को हीरे के रूप में और डेटा को दस्तावेज़ के समान एक आइकन के रूप में दर्शाया जाता है। नियंत्रण प्रवाह ठोस रेखाएँ हैं, डेटा प्रवाह बिंदीदार हैं।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यह आरेख बीपीएमएन नोटेशन के केवल एक छोटे से हिस्से का उपयोग करता है: पैलेट में उपलब्ध 5 में से केवल एक प्रकार का कांटा, 8 में से एक प्रकार का कार्य। एक व्यापक पैलेट के अलावा, यह नोटेशन है यह न केवल एक अलग वर्कफ़्लो को मॉडल करने की क्षमता से प्रतिष्ठित है, बल्कि संदेशों या डेटा के माध्यम से एक-दूसरे के साथ बातचीत करते हुए कई प्रक्रियाओं को भी मॉडल करता है। इसके अलावा, यह नोटेशन अधिक सख्त है: यह न केवल आइकन को परिभाषित करता है, बल्कि उन नियमों को भी परिभाषित करता है जिनके द्वारा उन्हें एक दूसरे के साथ जोड़ा जा सकता है। ऐसे नियमों की आवश्यकता इस तथ्य से तय होती है कि बीपीएमएन नोटेशन न केवल इस तथ्य पर केंद्रित है कि इसे लोगों द्वारा पढ़ा जाएगा, बल्कि विशेष सॉफ्टवेयर - बीपीएम प्रणाली के "इंजन" द्वारा सीधे निष्पादन पर भी केंद्रित है।

साथ ही, जैसा कि यह उदाहरण दिखाता है, पैलेट के सीमित उपसमुच्चय का उपयोग करते समय, बीपीएमएन पारंपरिक फ़्लोचार्ट से अधिक जटिल नहीं होता है। खैर, जो लोग पेशेवर रूप से बीपीएमएन में महारत हासिल करना चाहते हैं, उनके लिए हम विशेष प्रशिक्षण bpmntraining.ru की सलाह देते हैं।

चावल। 5. बीपीएमएन 2.0 नोटेशन में प्रक्रिया आरेख

जीवन अभ्यास

चित्र में. चित्र 6 एक बहुत ही विशिष्ट कंपनी के व्यापार विश्लेषकों द्वारा विकसित प्रक्रिया आरेख का एक टुकड़ा दिखाता है, जिसे उन्होंने आविष्कार किया था। आरेख "सरल फ़्लोचार्ट" के सिद्धांतों का उपयोग करके बनाया गया है - "समाधान" ब्लॉक का उपयोग इसके क्लासिक संस्करण में किया जाता है। इसके अलावा, आरेख गैर-मानक तरीके से उपयोग किए गए कई अन्य प्रतीकों को दिखाता है।

चावल। 6. किसी एक कंपनी के लिए प्रक्रिया आरेख के उदाहरण

आरेख बनाते समय चित्र. 6, व्यापार विश्लेषकों ने स्पष्ट रूप से औसत उपयोगकर्ता के लिए स्पष्टता और अधिकतम समझ के लिए "संघर्ष" किया। उन्होंने प्रक्रिया आरेखों पर पाठ्य टिप्पणी को कम करने, या यहां तक ​​कि समाप्त करने की मांग की। कलाकारों को केवल A3 प्रारूप आरेख के साथ मुद्रित किया गया था, जिसे पढ़ने पर सब कुछ तुरंत स्पष्ट हो गया: क्या करना है, कैसे, कौन से दस्तावेज़ का उपयोग करना है, आदि।

निःसंदेह, विचाराधीन योजना सरलता और स्पष्टता का उदाहरण नहीं है। लेकिन इसका गठन इस प्रक्रिया में शामिल लोगों तक अधिकतम उपयोगी जानकारी पहुंचाने के लिए किया गया था।

निष्कर्ष

इसलिए, यह स्पष्ट है कि प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय आपको कर्मचारियों के लिए सरलता और स्पष्टता का प्रयास करने की आवश्यकता है।

प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय जटिल, औपचारिक नोटेशन का उपयोग निम्न की ओर ले जाता है:

• सामान्य कर्मचारियों द्वारा आरेखों का उपयोग (व्याख्या) करने में कठिनाइयाँ;
• उन विभागों के कर्मचारियों द्वारा प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कार्य को व्यवस्थित करने की असंभवता (कठिनाई) जिन्होंने विशेष प्रशिक्षण नहीं लिया है;
• योजनाओं के निर्माण के लिए व्यापार विश्लेषकों की श्रम लागत में उल्लेखनीय वृद्धि;
• सर्किट (बड़ी मात्रा, आदि) का दस्तावेजीकरण करते समय अतिरिक्त कठिनाइयाँ।

इसलिए, आपको विभिन्न ग्राफिक तत्वों के साथ प्रक्रिया आरेख को अव्यवस्थित नहीं करना चाहिए। लेकिन अगर आप उनका उपयोग करते हैं, तो बेहतर होगा कि वे अपने साथ रखें उपयोगी जानकारीकर्मचारियों के लिए, और ये केवल मॉडलिंग नोटेशन के औपचारिक अनुप्रयोग का परिणाम नहीं थे।

http://finexpert.ru/ - पेशेवरों के लिए संचार वातावरण http://bpm3.ru/ - प्रक्रियाएं, परियोजनाएं, दक्षता

व्लादिमीर रेपिन, विटाली एलिफ़ेरोवपुस्तक "प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण" से अध्याय। मोडलिंग व्यावसायिक प्रक्रियाएं»
प्रकाशन गृह "मान, इवानोव और फ़ेबर"

प्रक्रिया विश्लेषण को व्यापक अर्थ में समझा जाना चाहिए: इसमें न केवल ग्राफिकल आरेखों के साथ काम करना शामिल है, बल्कि प्रक्रियाओं पर सभी उपलब्ध जानकारी का विश्लेषण, उनके संकेतकों का माप, तुलनात्मक विश्लेषण आदि भी शामिल है।

प्रक्रिया विश्लेषण के प्रकारों का वर्गीकरण चित्र में दिखाया गया है। 1.

चावल। 1.व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण के प्रकारों का वर्गीकरण

प्रक्रियाओं के व्यक्तिपरक मूल्यांकन के लिए कई विधियाँ हैं। कई मायनों में, ऐसी विधियाँ व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्रचना पद्धति के संस्थापकों और अनुयायियों के कार्यों में विकसित की गईं, उदाहरण के लिए, हैमर और चैंपी, रॉबसन और उल्लाह, आदि। इसके अलावा, गुणात्मक विश्लेषण के लिए प्रसिद्ध विश्लेषण विधियों का उपयोग किया जा सकता है प्रक्रियाओं का: SWOT विश्लेषण, बोस्टन मैट्रिक्स और अन्य का उपयोग करके विश्लेषण।

ग्राफिकल प्रक्रिया विश्लेषण के तरीके कम विकसित हैं। इनका वर्गीकरण हमें ज्ञात साहित्य में नहीं मिलता। इस संबंध में, हम ग्राफिकल प्रक्रिया विश्लेषण के लिए तरीकों के अपने सबसे सरल वर्गीकरण का प्रस्ताव और विचार करते हैं।

उपरोक्त विधियों के अलावा, हम प्रक्रियाओं के मात्रात्मक मूल्यांकन के लिए एक और विधि प्रदान करते हैं, जो इसके संगठन के लिए मानक आवश्यकताओं के साथ प्रक्रिया के अनुपालन के विश्लेषण पर आधारित है। विशिष्ट प्रक्रिया आवश्यकताओं की प्रस्तावित संरचना आईएसओ 9000 श्रृंखला के मानकों की आवश्यकताओं पर आधारित है, इसके अलावा, कानूनों और विनियमों के अनुपालन के लिए प्रक्रिया का विश्लेषण किया जा सकता है।

प्रक्रियाओं के मात्रात्मक विश्लेषण के तरीके विश्व अभ्यास में अधिक विस्तार से विकसित किए गए हैं। उनमें से अधिकांश संग्रह, प्रसंस्करण और विश्लेषण पर आधारित हैं सांख्यिकीय जानकारीप्रक्रियाओं के बारे में. वास्तव में, सांख्यिकीय प्रक्रिया विश्लेषण के तरीकों को गुणवत्ता प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन में उपयोग किए जाने वाले उपकरणों के रूप में विकसित किया गया था।

वर्तमान में, प्रक्रिया सिमुलेशन मॉडलिंग और एबीसी प्रक्रिया विश्लेषण (परिचालन लागत विश्लेषण) जैसी मात्रात्मक विश्लेषण विधियां व्यापक हो गई हैं। उन्हें पुस्तक के ढांचे के भीतर नहीं माना जाएगा, क्योंकि व्यवहार में उनके उपयोग में बड़ी लागत शामिल है और लंबे समय तकसंगठनों में परियोजनाओं का कार्यान्वयन। हमारी राय में, उन संगठनों में इन विधियों का उपयोग अनुचित है जिनके पास प्रक्रियाओं का स्पष्ट विनियमन और उनके संकेतकों को मापने के साधन नहीं हैं। चूँकि अधिकांश रूसी उद्यम ठीक इसी स्थिति में हैं, इसलिए उपयोग सिमुलेशन मॉडलिंगऔर एबीसी विश्लेषण उनके लिए समय से पहले है।

प्रक्रिया का SWOT विश्लेषण

किसी प्रक्रिया के एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण में उसकी ताकत और कमजोरियों, सुधार के अवसरों और गिरावट के खतरों की पहचान करना शामिल है। तालिका में चित्र 3.15 एक प्रक्रिया के SWOT विश्लेषण का एक उदाहरण प्रदान करता है।

मेज़ 1.प्रक्रिया SWOT विश्लेषण उदाहरण

ताकत	कमजोर पक्ष
1. एक प्रबंधक है - एक नेता. 2. उच्च गुणवत्ता वाली उत्पाद प्रक्रिया। 3. योग्य कर्मियों की उपलब्धता. 4. स्वचालन की उच्च डिग्री	1. ग्राहक उत्पादों के डिलीवरी समय से संतुष्ट नहीं हैं। 2. कार्यों का आंशिक दोहराव। 3. प्रक्रिया प्रदर्शन संकेतकों को मापने की कोई प्रणाली नहीं है। 4. नहीं कार्य विवरणियांकई कलाकारों के लिए
संभावनाएं	धमकी
1. सीआरएम प्रणाली के कार्यान्वयन के माध्यम से दक्षता बढ़ाना। 2. ओवरहेड लागत में कमी. 3. अधिक स्वचालन के माध्यम से ऑर्डर पूर्ति समय को कम करना	1. लंबे समय तक डिलीवरी के कारण ग्राहकों का नुकसान। 2. उत्पाद की गुणवत्ता में कमी. 3. प्रक्रिया निष्पादकों के व्यक्तित्व पर अत्यधिक निर्भरता

किसी प्रक्रिया का SWOT विश्लेषण निम्नानुसार किया जा सकता है:

• संगठन के प्रबंधकों और विशेषज्ञों का सर्वेक्षण करना;
• सर्वेक्षण के परिणामों को संसाधित करें, अर्थ में समान उत्तरों की संख्या का आकलन करें और उत्तरों की रेटिंग बनाएं;
• एक प्रक्रिया SWOT विश्लेषण तालिका बनाएँ।

SWOT विश्लेषण प्रक्रिया के गुणात्मक प्रारंभिक मूल्यांकन के लिए एक उपकरण है। इसके आधार पर प्राप्त आंकड़ों का उपयोग भविष्य में प्रक्रिया की कम दक्षता के कारणों को निर्धारित करने और इसे दर्शाने वाले संकेतकों को निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है।

प्रक्रिया समस्या विश्लेषण: समस्या क्षेत्रों की पहचान करना

समस्या क्षेत्रों की पहचान गुणात्मक प्रक्रिया विश्लेषण का सबसे सरल साधन है। विश्लेषण की इस पद्धति का मुख्य उद्देश्य आगे और अधिक गहन विश्लेषण के लिए दिशा-निर्देश निर्धारित करना है। समस्या क्षेत्रों की पहचान करने के लिए, एक बड़े पैमाने पर प्रक्रिया आरेख बनाया जाना चाहिए, जिसमें प्रदर्शन किए गए कार्यों के मुख्य समूह और उनके निष्पादक प्रदर्शित हों। इसके बाद, आपको आरेख पर समस्या क्षेत्रों को इंगित करना होगा और उन्हें देना होगा संक्षिप्त विवरण. चित्र में. 2 ऐसे प्रक्रिया आरेख का एक उदाहरण दिखाता है।

समीक्षाधीन प्रक्रिया में शामिल प्रबंधकों और कर्मचारियों का साक्षात्कार करके समस्या क्षेत्रों की पहचान की जाती है। तो, चित्र के उदाहरण का उपयोग करते हुए। 2, उद्यम के मरम्मत और निर्माण विभाग - आरएसयू के कर्मचारियों के बीच एक सर्वेक्षण किया गया था। शीर्ष स्तर पर परिणामी उपकरण मरम्मत प्रक्रिया में कार्यों के सात समूह होते हैं। उनमें से प्रत्येक को विशिष्ट इकाइयों द्वारा कार्यान्वित किया जाता है।

चित्र में. चित्र 2 चार समस्या क्षेत्रों को दर्शाता है। उनमें से पहला उपकरण की खरीद से संबंधित है, दूसरा - ठेकेदारों की भागीदारी के साथ, तीसरा - मरम्मत के कार्यान्वयन के साथ, चौथा - प्रदर्शन किए गए कार्य और उपकरणों के लिए भुगतान के कार्यान्वयन के साथ। प्रत्येक समस्या क्षेत्र के लिए संक्षिप्त समस्या विवरण उपलब्ध कराए गए हैं।

चावल। 2.प्रक्रिया समस्या क्षेत्र

परिणामी प्रक्रिया आरेख एक प्रक्रिया रीडिज़ाइन परियोजना के दौरान चर्चा और विश्लेषण के लिए एक विषय के रूप में काम कर सकता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, मरम्मत कार्य करने में समस्याओं की उपस्थिति के बारे में जानकारी पर अधिक विस्तार से विचार किया जा सकता है: मरम्मत करने की प्रक्रिया क्या है, सामग्री और स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति कैसे और किसके द्वारा की जाती है, रिकॉर्ड कैसे रखे जाते हैं, कौन है अनुमानों को नियंत्रित करने के लिए जिम्मेदार, जो प्रक्रिया का तुरंत प्रबंधन करता है, आदि। समस्या क्षेत्रों को उजागर करना इस प्रकार प्रक्रिया के कुछ हिस्सों पर प्रबंधकों और विशेषज्ञों का ध्यान केंद्रित करने का एक साधन है।

व्यक्तिपरक मूल्यांकन के आधार पर प्रक्रियाओं की रैंकिंग

प्रक्रिया रैंकिंग परियोजना के प्रारंभिक चरण में की जाती है, जब संगठन की प्रत्येक प्रमुख प्रक्रिया को चिह्नित करना और यह तय करना आवश्यक होता है कि उनमें से किसमें पहले सुधार किया जाना चाहिए। आप इस तकनीक के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।

रैंकिंग प्रक्रियाओं के लिए कई दृष्टिकोण हैं। हम सबसे सरल विधि देखेंगे. पहले चरण में संगठन की मुख्य प्रक्रियाओं की एक सूची संकलित करना आवश्यक है। फिर निम्नलिखित तालिका बनती है (तालिका 2):

मेज़ 2.संगठन प्रक्रियाओं की रैंकिंग

प्रक्रिया का महत्व/प्रक्रिया की स्थिति	उच्च दक्षता	औसत दक्षता	कम क्षमता
एक बहुत ही महत्वपूर्ण प्रक्रिया	प्रक्रिया 1	-	प्रक्रिया 2
महत्वपूर्ण प्रक्रिया	प्रक्रिया 6	प्रक्रिया 3	-
छोटी सी प्रक्रिया	प्रक्रिया 5	प्रक्रिया 7	प्रक्रिया 4

तालिका का विश्लेषण 2 दर्शाता है कि प्रक्रिया 2 संगठन की गतिविधियों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है और साथ ही सबसे कम प्रभावी भी है। इस प्रकार, सबसे पहले, प्रक्रिया 2 का विश्लेषण और पुनर्गठन करने के प्रयासों को निर्देशित करना आवश्यक है। प्रत्येक संगठन, तालिका के लिए। 2 अलग-अलग भरा जाएगा. इसके अलावा, समय के साथ, तालिका कोशिकाओं में प्रक्रियाओं का स्थान बदल जाता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ऐसी तालिका का उपयोग करके रैंकिंग प्रक्रियाएँ बहुत व्यक्तिपरक होती हैं। संगठन के प्रदर्शन में सुधार के लिए दीर्घकालिक परियोजनाएं ऐसी विश्लेषण विधियों के उपयोग पर आधारित नहीं हो सकती हैं। इस पद्धति का उपयोग आमतौर पर प्रबंधकों, बैठकों, विचार-मंथन सत्रों और इसी तरह के आयोजनों के लिए प्रशिक्षण सेमिनार आयोजित करते समय किया जाता है, जिसका उद्देश्य गुणात्मक संकेतकों के आधार पर उद्यम प्रक्रियाओं के साथ स्थिति का त्वरित विश्लेषण करना है।

विशिष्ट आवश्यकताओं के संबंध में प्रक्रिया विश्लेषण

किसी भी संगठनात्मक प्रक्रिया का विश्लेषण कुछ आवश्यकताओं की संतुष्टि के दृष्टिकोण से किया जा सकता है। वर्तमान में, दुनिया में कोई विशेष मानक नहीं हैं जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए आवश्यकताओं को विनियमित करते हैं (आईएसओ/आईईसी 15504-2:2003)। नीचे प्रस्तावित प्रक्रिया के आयोजन के लिए आवश्यकताओं की संरचना आईएसओ 9001 मानक की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए हमारे द्वारा विकसित की गई थी।

आईएसओ 9000 श्रृंखला के मानक निरंतर प्रक्रिया सुधार के लिए एक प्रणाली बनाने के लिए पीडीसीए (प्लान-डू-चेक-एक्ट) चक्र का उपयोग करने की सलाह देते हैं। हमारा मानना ​​है कि इस चक्र का उपयोग भी एक अनिवार्य आवश्यकता है जिसे प्रक्रियाओं पर लागू किया जाना चाहिए।

उपरोक्त आवश्यकताओं के अलावा, प्रक्रिया में एक प्रसिद्ध विचलन प्रबंधन योजना शामिल होनी चाहिए: "प्रक्रिया योजना - प्रक्रिया निष्पादन - लेखांकन - नियंत्रण - निर्णय लेना।"

इसलिए, हमारी राय में, एक विशिष्ट प्रक्रिया को आवश्यकताओं के निम्नलिखित समूहों को संतुष्ट करना चाहिए:

• प्रक्रिया के सभी घटकों का विनियमन;
• पीडीसीए प्रक्रिया के लिए निरंतर सुधार चक्र का उपयोग करना।

आईएसओ 9001 मानक की सिफारिशों को ध्यान में रखते हुए प्रक्रिया को व्यवस्थित करने की आवश्यकताएं तालिका में प्रस्तुत की गई हैं। 3.

मेज़ 3.विशिष्ट आवश्यकताओं के संबंध में प्रक्रिया विश्लेषण के लिए प्रश्नावली

प्रक्रिया विश्लेषण करते समय, तालिका की आवश्यकताओं के अनुसार जानकारी एकत्र की जानी चाहिए। 3. किसी उद्यम में प्रक्रियाओं को पुनर्गठित करने के लिए किसी परियोजना को लागू करते समय ऐसा कार्य करना उचित हो सकता है। पीडीसीए चक्र की उपस्थिति के लिए प्रक्रिया का विश्लेषण किया जाता है। याद रखें कि एक प्रक्रिया के चारों ओर एक पीडीसीए लूप बनाया जाता है, जैसा कि चित्र में दिखाया गया है। 3. सतत प्रक्रिया सुधार चक्र कार्यों का उद्देश्य तालिका में दिखाया गया है। 4.

चावल। 3.पीडीसीए चक्र

मेज़ 4.प्रक्रिया के लिए पीडीसीए चक्र

इस प्रक्रिया का विश्लेषण इस संदर्भ में किया जाना चाहिए कि क्या कोई भिन्नता प्रबंधन चक्र है। इस चक्र में प्रक्रिया कार्यों के पांच समूह शामिल हैं, जिनका उद्देश्य तालिका में दिखाया गया है। 5.

मेज़ 5.नियंत्रण पाश कार्य

№	नियंत्रण पाश समारोह	विवरण
1	योजना	प्रक्रिया पर कार्य की तकनीकी, आर्थिक और वित्तीय योजना के लिए कार्यों का समूह
2	प्रदर्शन	किसी प्रक्रिया को निष्पादित करने के लिए कार्यों का एक समूह (उदाहरण: दस्तावेज़ तैयार करना, उत्पाद उत्पादन, आदि)
3	लेखांकन	प्रक्रिया निष्पादन पर तथ्यात्मक जानकारी दर्ज करने के लिए कार्यों का समूह
4	नियंत्रण	वास्तविक संकेतकों की तुलना में नियोजित प्रदर्शन संकेतकों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए कार्यों का समूह
5	निर्णय लेना	नियोजित प्रदर्शन संकेतकों से विचलन पर डेटा के आधार पर प्रबंधन निर्णय तैयार करने और लेने के लिए कार्यों का समूह

विचलन नियंत्रण चक्र का आरेख चित्र में दिखाया गया है। 4.

चावल। 4.विचलन प्रबंधन चक्र

यदि, विश्लेषण के परिणामस्वरूप, यह पता चलता है कि प्रक्रिया उपरोक्त तीनों समूहों की आवश्यकताओं को पूरा करती है, तो प्रक्रिया के संगठन को संतोषजनक माना जा सकता है। ऐसी प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए आगे के काम में इसके प्रदर्शन का विश्लेषण और सुधार करना शामिल होगा।

ग्राफिकल प्रक्रिया आरेखों का दृश्य विश्लेषण

ग्राफ़िकल प्रक्रिया आरेखों के दृश्य विश्लेषण में कई महत्वपूर्ण सीमाएँ हैं। तथ्य यह है कि प्रक्रिया एक जटिल वस्तु है, जिसे एकल ग्राफिकल आरेख के रूप में वर्णित नहीं किया जा सकता है। कोई भी ग्राफिकल प्रक्रिया आरेख विवरण (नोटेशन) के चयनित साधनों के अनुसार जानकारी प्रदर्शित करेगा। ग्राफिकल आरेख के निर्माण में कोई भी त्रुटि या कमी प्रभावी विश्लेषण की असंभवता को जन्म देती है। उदाहरण के लिए, किसी प्रक्रिया का वर्णन करते समय, विश्लेषक कई आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों को इंगित करना भूल गया। बेशक, दृश्य विश्लेषण उनकी अनुपस्थिति का संकेत दे सकता है, लेकिन यह जानकारी प्रक्रिया में और सुधार के लिए कुछ भी प्रदान नहीं करती है, क्योंकि ये दस्तावेज़ मौजूद हैं।

जोर देने योग्य दूसरा पहलू आदर्श प्रक्रिया का ज्ञान होना है। प्रक्रिया के चित्रमय आरेख को देखते हुए, कोई केवल व्यावहारिक अनुभव और सर्वोत्तम उद्योग समाधानों के ज्ञान, अन्य उद्यमों के अनुभव और मानक आवश्यकताओं के आधार पर कुछ आवश्यक तत्वों की अनुपस्थिति के बारे में कुछ निष्कर्ष निकाल सकता है। ऐसे अनुभव वाले विशेषज्ञों को ढूंढना, और यहां तक ​​कि प्रक्रिया विवरण नोटेशन का ज्ञान भी काफी कठिन है। यह तथ्य दृश्य विश्लेषण की प्रभावशीलता को भी सीमित करता है।

परिचयात्मक टिप्पणियाँ करने के बाद, हम ग्राफ़िकल प्रक्रिया आरेखों के विश्लेषण के मुख्य तरीकों पर विचार करेंगे। ध्यान दें कि नीचे दिए गए सभी विश्लेषण ग्राफिकल आरेखों का उपयोग किए बिना किए जा सकते हैं।

सबसे पहले, प्रक्रिया आरेख का इनपुट और आउटपुट के संदर्भ में विश्लेषण किया जा सकता है। इनपुट/आउटपुट विश्लेषण में दो भाग होते हैं:

1. इनपुट मांग विश्लेषण/आउटपुट मांग विश्लेषण।
2. अप्रयुक्त आउटपुट का विश्लेषण.

इनपुट आवश्यकता विश्लेषण निम्नानुसार किया जाता है। प्रक्रिया के प्रत्येक कार्य पर क्रमिक रूप से विचार किया जाता है और उसकी सामग्री का विश्लेषण किया जाता है। इसके लिए आवश्यक जानकारी की संरचना निर्धारित की जाती है। यह देखने के लिए जाँच की जाती है कि क्या यह जानकारी आने वाले दस्तावेज़ों में है। यदि किसी दस्तावेज़ में आवश्यक जानकारी शामिल नहीं है, तो इसका मतलब यह हो सकता है कि कार्य करने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ गायब है। निर्दिष्ट एल्गोरिदम का एक चित्रण चित्र में दिखाया गया है। 5.

चावल। 5.इनपुट की आवश्यकता की पहचान करना

सामग्री इनपुट, कर्मियों और बुनियादी ढांचे के लिए विश्लेषण समान रूप से किया जाता है।

जाहिर है, अगर प्रक्रिया के किसी हिस्से में हमें इनपुट दस्तावेज़ में कोई खामी मिलती है, तो उस फ़ंक्शन को निर्धारित करना आवश्यक है जिसके लिए यह आउटपुट है। मॉडल आरेखों का उपयोग करके ऐसे कार्यों (प्रक्रियाओं) की खोज करना शायद ही संभव है। प्रासंगिक कलाकारों का साक्षात्कार लेना और आवश्यक जानकारी के आपूर्तिकर्ताओं को ढूंढना आसान है। इसके बाद, पता लगाएं कि यह जानकारी दस्तावेजित क्यों नहीं की गई और इसे प्राप्त करने में रुचि रखने वाले अधिकारी को प्रेषित क्यों नहीं की गई। इसे चित्र में बताया गया है। 6.

चावल। 6.आउटपुट की आवश्यकता की पहचान करना

अप्रयुक्त आउटपुट विश्लेषण का अर्थ है किसी प्रक्रिया (फ़ंक्शन) के उन आउटपुट को ढूंढना जो अन्य प्रक्रियाओं (फ़ंक्शन) द्वारा उपयोग नहीं किए जाते हैं। अभ्यास से पता चलता है कि उद्यमों में बहुत सारे दस्तावेज़ तैयार होते हैं, लेकिन या तो भविष्य में उपयोग नहीं किए जाते हैं या औपचारिक रूप से उपयोग किए जाते हैं। बाद वाले मामले का मतलब है कि एक दस्तावेज़ तैयार किया जा सकता है, अपने गंतव्य पर स्थानांतरित किया जा सकता है, और फिर बस उपयुक्त फ़ोल्डर में समाप्त हो जाता है और वर्षों तक वहां धूल जमा करता रहता है। ऐसे दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से अप्रयुक्त के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। कम से कम आपको उन पर ध्यान देना चाहिए और हो सके तो उनसे छुटकारा पाना चाहिए।

अप्रयुक्त आउटपुट ढूंढने के लिए, निम्न तालिका बनाएं:

मेज़ 6.अप्रयुक्त प्रक्रिया आउटपुट ढूँढना

अप्रयुक्त दस्तावेजों की पहचान करने के लिए, पूरे संगठन में दस्तावेज़ आंदोलन की पूरी श्रृंखला का लगातार पता लगाना आवश्यक है। प्रारंभिक बिंदु को प्रक्रिया फ़ंक्शन के रूप में लिया जाता है, जिसके आउटपुट पर विचाराधीन दस्तावेज़ पहली बार प्रकट होता है। इसके बाद, इसके प्रसंस्करण, उपयोग और भंडारण से जुड़े सभी कार्यों का क्रमिक रूप से विश्लेषण किया जाता है। व्यवहार में, यह समझने के लिए कि किसी दस्तावेज़ का उपयोग किया जा रहा है या नहीं, आपको संबंधित लोगों से मिलना होगा और उनकी गतिविधियों का विश्लेषण करना होगा। अप्रयुक्त दस्तावेज़ों की पहचान करते समय, सभी प्रक्रिया कार्यों और आउटपुट दस्तावेज़ीकरण की लगातार समीक्षा की जानी चाहिए।

आइए प्रक्रिया कार्यों के चित्रमय विश्लेषण की संभावनाओं पर विचार करें। यह आपको पहचानने की अनुमति देता है:

• आवश्यक कार्यों की कमी;
• अनावश्यक कार्यों की उपस्थिति;
• कार्यों का दोहराव.

आवश्यक कार्यों की कमी का विश्लेषण विशेषज्ञ के ज्ञान के आधार पर किया जाता है कि प्रभावी कामकाज सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया को कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए। ऐसे विश्लेषण का एक उदाहरण चित्र में दिखाया गया है। 7.

चावल। 7.अनुपस्थिति आवश्यक कार्यप्रक्रिया मॉडल में

आप इस बारे में कुछ सिफ़ारिशें दे सकते हैं कि प्रक्रिया में कौन से फ़ंक्शन मौजूद होने चाहिए। IDEF0 नोटेशन में तैयार किए गए शीर्ष-स्तरीय मॉडल के लिए, ये योजना, लेखांकन, नियंत्रण और निर्णय लेने के कार्य हैं। IDEF3 (ARIS eEPC) प्रारूप में तैयार किए गए निचले स्तर के मॉडल के लिए, कई महत्वपूर्ण कार्य हैं जिन्हें मॉडल बनाते समय नहीं भूलना चाहिए:

• नियंत्रण कार्य: आने वाले नियंत्रण, सांख्यिकीय प्रक्रिया नियंत्रण;
• आपातकालीन स्थितियों में किए गए कार्य;
• गैर-अनुरूप उत्पादों के प्रसंस्करण के लिए कार्य;
• प्रक्रिया पर तथ्यात्मक जानकारी दर्ज करने का कार्य।

आइए नियंत्रण कार्यों पर नजर डालें। चित्र में. चित्र 8 एक ऐसी प्रक्रिया का उदाहरण दिखाता है जिसमें दो ऐसे फ़ंक्शन अतिरिक्त रूप से जोड़े जाते हैं। पहला चयनात्मक आवक निरीक्षण करता है, और इसके परिणाम प्रलेखित होते हैं - चित्र में। चित्र 8 दस्तावेज़ "आने वाले निरीक्षण के परिणाम" दिखाता है। फ़ंक्शन निष्पादन के परिणामों के आधार पर, दो वैकल्पिक घटनाएं घटित हो सकती हैं: "इनपुट आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है" और "इनपुट आवश्यकताओं को पूरा करता है।" पहले मामले में, "प्रक्रिया स्वामी द्वारा निर्णय लेना" फ़ंक्शन में संक्रमण होता है। इसे एक अलग प्रबंधन प्रक्रिया के रूप में वर्णित किया जाना चाहिए। (बेशक, एक विकल्प तब संभव है जब निर्णय प्रक्रिया के निष्पादक द्वारा किया जाता है।)

चावल। 8.नियंत्रण कार्यों का अभाव

दूसरा नियंत्रण कार्य प्रकृति में सांख्यिकीय है। प्रोसेस आउटपुट की स्पॉट जांच की जाती है। निरीक्षण के परिणाम दस्तावेज़ "सांख्यिकीय नियंत्रण के परिणाम" में दर्ज किए जाते हैं और बाद में प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए इसका उपयोग किया जाना चाहिए।

एक नियम के रूप में, प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, विभिन्न आपातकालीन स्थितियों और उनके घटित होने की स्थिति में होने वाली कार्रवाइयों को अक्सर भुला दिया जाता है। ऐसी प्रक्रिया योजनाओं का मूल्य काफी कम हो गया है। आपातकालीन स्थिति को प्रदर्शित करने का एक उदाहरण चित्र में दिखाया गया है। 9.

चावल। 9.आपातकालीन स्थितियों से निपटने के लिए कार्य का अभाव

चित्र में. 9 यह माना जाता है कि प्रक्रिया का पहला कार्य निष्पादित होने के बाद, एक आपातकालीन स्थिति संभव है। इसे संसाधित किया जाना चाहिए. ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया में "आपातकालीन स्थिति प्रसंस्करण" फ़ंक्शन, दो नई घटनाएं और विशिष्ट और सामान्य "OR" के तर्क प्रतीक शामिल हैं।

गैर-अनुरूप उत्पादों (सेवाओं, दस्तावेजों) के साथ काम करने के लिए प्रक्रिया आरेखों में कार्यों की कमी हो सकती है। चित्र में. 10 ऐसी प्रक्रिया का एक उदाहरण प्रदान करता है। तथ्यात्मक जानकारी रिकॉर्ड करने के कार्य बहुत महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि वे प्रक्रिया के मापदंडों पर प्रबंधन जानकारी के संचय की अनुमति देते हैं, जिसका उपयोग इसका विश्लेषण और सुधार करने के लिए किया जा सकता है। सैद्धांतिक दृष्टिकोण से, प्रत्येक फ़ंक्शन के परिणामों को रिकॉर्ड करना आवश्यक है। व्यवहार में उस तथ्यात्मक जानकारी को एकत्र करना आवश्यक है, जिसका उपयोग भविष्य में उचित हो।

चावल। 10.गैर-अनुरूप उत्पादों के प्रसंस्करण के लिए फ़ंक्शन का अभाव

चलो हम देते है सबसे सरल उदाहरणप्रक्रिया निष्पादन मापदंडों को पंजीकृत करने के लिए अनुपलब्ध फ़ंक्शन (चित्र 11 देखें)।

चावल। ग्यारह।प्रक्रिया के बारे में तथ्यात्मक जानकारी दर्ज करने के लिए फ़ंक्शन का अभाव

अनावश्यक कार्यों के लिए ग्राफ़िकल प्रक्रिया आरेख की जाँच की जानी चाहिए। यह विश्लेषण निम्नलिखित एल्गोरिथम का उपयोग करके किया जाता है। प्रक्रिया के सभी कार्यों पर क्रमिक रूप से विचार किया जाता है, उनमें से प्रत्येक का विश्लेषण किया जाता है। प्रश्न पूछा जाता है: "यदि हम इस फ़ंक्शन को प्रक्रिया से बाहर कर दें तो क्या होगा?" ऐसी स्थितियाँ हो सकती हैं जहाँ इसमें ऐसे कार्य शामिल हों जिनकी आवश्यकता नहीं है। आपको उनसे छुटकारा पाने की जरूरत है।

ग्राफिकल प्रक्रिया आरेखों के विश्लेषण पर उपधारा को समाप्त करने के लिए, हम कार्यों के दोहराव के विश्लेषण पर ध्यान केंद्रित करेंगे। ऐसे विश्लेषण का एक उदाहरण चित्र में दिखाया गया है। 12.

चावल। 12. प्रक्रिया कार्यों के दोहराव का विश्लेषण

चित्र में. 12 दो अलग-अलग प्रक्रियाएँ दिखाता है। इन्हें विभिन्न विभागों में निष्पादित किया जा सकता है। दो कार्यों पर विचार किया जाता है: "प्रक्रिया फ़ंक्शन 1" और "प्रक्रिया फ़ंक्शन 2"। उनके नाम काफी भिन्न हो सकते हैं. इन फ़ंक्शंस के आउटपुट भी भिन्न हैं: "दस्तावेज़ 1" और "दस्तावेज़ 2"। नकल की पहचान कैसे करें? इन दो कार्यों के आउटपुट का विश्लेषण निम्नलिखित पंक्तियों के साथ किया जाना चाहिए:

• प्रत्येक दस्तावेज़ में निहित जानकारी का विश्लेषण;
• प्रत्येक दस्तावेज़ के उपभोक्ताओं का विश्लेषण;
• दस्तावेज़ों में निहित जानकारी के आधार पर लिए गए निर्णय।

चित्र में. 12 से पता चलता है कि दोनों दस्तावेज़ों में समान "सूचना ए" है। इसका मतलब यह हो सकता है कि विचाराधीन फ़ंक्शन पूरी तरह या आंशिक रूप से एक-दूसरे की नकल करते हैं। कम से कम, उन पर पूरा ध्यान देना उचित है। व्यवहार में कार्यों के दोहराव की पहचान कैसे करें? यह स्पष्ट है कि प्रक्रियाओं के कार्यों की एक दूसरे से तुलना करना असंभव है। सबसे पहले, दोहराव के "संदिग्ध" कार्यों की एक सूची बनाना आवश्यक है। इस प्रकार की जानकारी कर्मचारियों और विभाग प्रमुखों के साक्षात्कार से प्राप्त की जा सकती है।

इसके अलावा, एक विश्लेषक जो काफी लंबे समय से प्रक्रियाओं के साथ काम कर रहा है, उसे कार्यों के संभावित दोहराव के बारे में प्रारंभिक जानकारी होनी चाहिए।

निष्कर्ष में, हम ध्यान दें कि ग्राफिकल प्रक्रिया आरेखों का विश्लेषण काफी हद तक सामान्य ज्ञान और कार्य अनुभव पर आधारित होना चाहिए।

प्रक्रिया संकेतकों का मापन और विश्लेषण

प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के तरीके खोजने के लिए प्रक्रिया प्रदर्शन को मापना और उसका विश्लेषण करना एक महत्वपूर्ण उपकरण है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, इस प्रक्रिया को संकेतकों के कई समूहों द्वारा चित्रित किया जा सकता है:

• प्रक्रिया संकेतक;
• प्रक्रिया उत्पाद संकेतक;
• प्रक्रिया ग्राहक संतुष्टि संकेतक।

प्रक्रिया संकेतकों को संख्यात्मक मानों के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो प्रक्रिया के पाठ्यक्रम और इसकी लागत (समय, वित्तीय, संसाधन, मानव, आदि) को दर्शाते हैं। संकेतक निरपेक्ष और सापेक्ष हो सकते हैं (सेवाओं की मात्रा, मौसमी उतार-चढ़ाव, टैरिफ परिवर्तन और अन्य बाहरी कारकों से कम जो ऑडिट प्रक्रिया के प्रबंधन पर निर्भर नहीं होते हैं)।

उत्पाद (सेवा) संकेतक संख्यात्मक मान हैं जो प्रक्रिया के परिणामस्वरूप उत्पाद (सेवा) को चिह्नित करते हैं (सेवाओं की पूर्ण मात्रा, जो आदेश दिया गया था या आवश्यक था उसके सापेक्ष सेवाओं की मात्रा, सेवाओं के प्रावधान में त्रुटियों और विफलताओं की संख्या) , प्रदान की गई सेवाओं की श्रेणी, आवश्यक चीज़ों के सापेक्ष प्रदान की गई सेवाओं की श्रेणी, आदि)।

प्रक्रिया ग्राहक संतुष्टि संकेतक संख्यात्मक मान हैं जो प्रक्रिया परिणामों (आउटपुट, सेवा, आदि) के साथ ग्राहक संतुष्टि की डिग्री को दर्शाते हैं। इस मामले में, प्रक्रिया के आउटपुट से उपभोक्ता संतुष्टि (आंतरिक और बाहरी) और प्राप्त उत्पाद या सेवा से अंतिम उपभोक्ता की संतुष्टि के बीच अंतर करना आवश्यक है।

चित्र में. 13 प्रक्रिया संकेतकों का सबसे सरल वर्गीकरण दिखाता है।

चावल। 13.प्रक्रिया संकेतकों का वर्गीकरण

हम प्रक्रिया के गुणात्मक मूल्यांकन पर विचार नहीं करेंगे, उदाहरण के लिए प्रबंधक का आकलन कि "प्रक्रिया खराब तरीके से प्रबंधित की गई है", क्योंकि इन संकेतकों के आधार पर सूचित प्रबंधन निर्णय लेना असंभव है।

हमने प्रक्रिया के मात्रात्मक संकेतकों को दो समूहों में विभाजित किया है: पूर्ण और सापेक्ष। निरपेक्ष संकेतकों में शामिल हैं: प्रक्रिया निष्पादन समय, तकनीकी संकेतक, लागत और गुणवत्ता संकेतक। सापेक्ष संकेतकों की गणना उनके बीच विभिन्न संबंध बनाकर निरपेक्ष संकेतकों के आधार पर की जा सकती है।

आइए प्रक्रिया के पूर्ण प्रदर्शन संकेतकों पर करीब से नज़र डालें।

प्रक्रिया निष्पादन समय संकेतक

संकेतकों के पहले समूह में प्रक्रिया निष्पादन समय संकेतक शामिल हैं:

• संपूर्ण प्रक्रिया का औसत निष्पादन समय;
• औसत डाउनटाइम;
• औसत निष्पादन समय व्यक्तिगत कार्यप्रक्रिया;
• अन्य।

प्रक्रिया दृष्टिकोण को लागू करने के पहले चरण में, सबसे सरल संकेतकों पर विचार किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, संपूर्ण प्रक्रिया का निष्पादन समय। अधिक विस्तृत विश्लेषण में, आप डाउनटाइम, व्यक्तिगत प्रक्रिया कार्यों के निष्पादन समय आदि जैसे संकेतकों पर विचार कर सकते हैं। ऐसे संकेतकों को कैसे मापें? ऐसा करने के लिए, व्यक्तिगत प्रक्रिया कार्यों के निष्पादन समय को रिकॉर्ड करने के लिए एक प्रणाली विकसित और कार्यान्वित करना आवश्यक है। उन कार्यस्थलों पर जहां यह उपयुक्त हो, कार्य शुरू होने के क्षण और उसके पूरा होने के क्षण की जानकारी दर्ज की जानी चाहिए। इसके लिए, पंजीकरण के विभिन्न रूपों का उपयोग किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, आने वाले दस्तावेजों की प्राप्ति के लॉग आदि। अन्य कार्यस्थलों के लिए, आप औसत पूरा होने के समय के मानक अनुमान का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने का सबसे सरल तरीका इस प्रकार है.

फ़ंक्शन द्वारा उत्पादित उत्पादों की मात्रा (सेवाएं, संसाधित दस्तावेज़) की गणना की जाती है। इसके बाद, कुल कार्य समय को उत्पादों की गणना की गई संख्या से विभाजित किया जाता है। हमें फ़ंक्शन का औसत निष्पादन समय मिलता है। यदि एक कलाकार कई कार्य करता है तो स्थिति अधिक जटिल हो जाती है। इस मामले में, आप विभिन्न भार गुणांकों का उपयोग कर सकते हैं जो विभिन्न कार्यों के लिए कलाकार के कार्य समय के वितरण की संरचना निर्धारित करते हैं।

बेशक, किसी प्रक्रिया के समय संकेतकों की गणना, दूसरों की तरह, अपने आप में एक अंत नहीं है। इसे प्रक्रिया में सुधार के लिए निर्णय लेने में सक्षम बनाने के लिए जानकारी प्रदान करनी चाहिए। सबसे सरल, लेकिन बहुत महत्वपूर्ण उदाहरण ग्राहक के आवेदन के प्रसंस्करण समय की गणना करना है।

यदि ग्राहक इस प्रक्रिया की अवधि से संतुष्ट नहीं हैं, तो संगठन द्वारा उन्हें खोने की संभावना है।

चित्र में. चित्र 14 एक सरल रैखिक प्रक्रिया के निष्पादन समय की गणना के लिए एक आरेख दिखाता है।

चावल। 14.प्रक्रिया समय गणना का उदाहरण

प्रक्रिया के तकनीकी संकेतक

तकनीकी संकेतकों में वे संकेतक शामिल होने चाहिए जो प्रक्रिया को निष्पादित करने के लिए प्रौद्योगिकी, उपयोग किए गए उपकरण, सॉफ्टवेयर, पर्यावरण आदि की विशेषता बताते हैं। जाहिर है, विभिन्न उद्योगों में उद्यमों की प्रक्रियाओं के लिए तकनीकी संकेतक अलग-अलग होंगे। साथ ही, ऐसे कई संकेतक हैं जो किसी भी प्रक्रिया के लिए मापने योग्य हैं:

• कार्यस्थलों पर निष्पादित प्रक्रिया कार्यों की संख्या;
• प्रबंधकों और विशेषज्ञों सहित प्रक्रिया कर्मियों की संख्या;
• प्रति अवधि लेनदेन की संख्या;
• स्वचालित कार्यस्थानों की संख्या;
• - अन्य।

तकनीकी संकेतक बड़े पैमाने पर संगठन की प्रभावशीलता को दर्शाते हैं और संचालन करते समय इसका उपयोग किया जा सकता है तुलनात्मक विश्लेषणप्रतिस्पर्धी संगठनों की प्रक्रियाओं के साथ प्रक्रिया करें। एक नियम के रूप में, एक ही उद्योग में घरेलू और विदेशी उद्यमों की तुलना विशेष रूप से आकर्षक लगती है। उदाहरण के लिए, कर्मियों की संख्या की ऐसी तुलना से पता चलता है कि विकसित देशों में संगठन समान प्रक्रियाओं को करने के लिए घरेलू लोगों की तुलना में तीन से पांच गुना कम कर्मचारियों का उपयोग करते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि निरपेक्ष मूल्य में प्रक्रियाओं के तकनीकी संकेतकों की तुलना अक्सर सूचनात्मक नहीं होती है। विश्लेषण के लिए अधिक दिलचस्प डेटा कई प्रक्रियाओं के सापेक्ष संकेतकों की गणना द्वारा प्रदान किया जाता है। इस पर बाद में चर्चा होगी।

तकनीकी संकेतक कई विशिष्ट प्रक्रिया संकेतकों की गणना के लिए आधार के रूप में कार्य करते हैं, जैसे प्रति कर्मचारी आउटपुट, प्रक्रिया स्वचालन की डिग्री, आदि। यह याद रखना चाहिए कि यह अपने आप में संकेतकों का सेट नहीं है जो महत्वपूर्ण है, बल्कि निर्णय लेने की क्षमता है। इसके आधार पर प्रक्रिया में सुधार करना है।

प्रक्रिया लागत संकेतक

प्रक्रिया लागत संकेतक संकेतकों के सबसे महत्वपूर्ण समूहों में से एक हैं। लागत संकेतकों को कई समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• समग्र रूप से प्रक्रिया की लागत;
• प्रक्रिया लागत संकेतक:
  • कलाकारों के लिए श्रम लागत;
  • उपकरण और अमूर्त संपत्ति का मूल्यह्रास;
  • गर्मी और ऊर्जा लागत;
  • संचार लागत;
  • जानकारी प्राप्त करने की लागत;
  • कलाकारों की योग्यता में सुधार के लिए लागत;
  • अन्य;
• प्रक्रिया उत्पादों की लागत के संकेतक:
  • कच्चे माल और सामग्रियों की लागत;
  • श्रम लागत;
  • उपकरण का मूल्यह्रास;
  • अन्य लागत।

यह कहा जाना चाहिए कि प्रक्रिया की कुल लागत की सही गणना और विश्लेषण के लिए उपयुक्त तकनीकों के उपयोग की आवश्यकता होती है। आज, प्रक्रिया दृष्टिकोण के दृष्टिकोण से सबसे पर्याप्त एबीसी लागत विश्लेषण तकनीक है। यह आधारित है:

• संगठन की प्रक्रियाओं में प्रयुक्त संसाधनों का निर्धारण करना;
• प्रक्रिया संचालन को परिभाषित करना;
• लागत आवंटन वस्तुओं का निर्धारण - प्रक्रिया आउटपुट (उत्पाद, सेवाएँ, सूचना);
• मात्रात्मक संबंध "संसाधन - संचालन" और "संचालन - तैयार उत्पाद" के संकेतकों का निर्धारण और गणना करना;
• संसाधनों की लागत को प्रक्रिया संचालन की लागत में स्थानांतरित करना;
• संचालन की लागत को तैयार उत्पादों की लागत में स्थानांतरित करना।

एबीसी विधि के आधार पर, प्रक्रिया की लागत की गणना की जा सकती है। इस पद्धति का व्यावहारिक कार्यान्वयन तकनीकी रूप से जटिल, लंबी और महंगी परियोजना है। इसे निष्पादित करने से पहले, प्रत्येक संगठन को एबीसी पद्धति का उपयोग करने की व्यवहार्यता का विश्लेषण करना चाहिए। हमारी राय में, किसी संगठन में प्रक्रिया दृष्टिकोण शुरू करने के पहले चरण में, इस पद्धति का उपयोग करना अनुचित है।

व्यवहार में, संपूर्ण प्रक्रिया की लागत निर्धारित करना कठिन है। हालाँकि, प्रक्रिया में सुधार के लिए, यह निरपेक्ष नहीं है, बल्कि विशिष्ट और सापेक्ष संकेतक और उनके परिवर्तनों की गतिशीलता है जो सुधार की प्रगति को दर्शाते हैं जो महत्वपूर्ण हैं। चित्र में. चित्र 15 किसी प्रक्रिया में सुधार करते समय लागत संकेतकों में बदलाव का एक उदाहरण दिखाता है।

चावल। 15.प्रक्रिया में सुधार के साथ लागत संकेतकों में बदलाव

प्रत्येक प्रक्रिया का विश्लेषण करते समय, लागत संकेतकों का एक सीमित सेट निर्धारित किया जाना चाहिए जो इसके सुधार / गिरावट के संकेतक के रूप में काम करेगा। उदाहरण के लिए, ऐसे संकेतकों में शामिल हैं:

• निधि वेतन(जैसे-जैसे प्रक्रिया में सुधार होता है, कर्मियों में कमी हो सकती है और/या श्रम उत्पादकता में वृद्धि हो सकती है);
• ऊर्जा लागत (प्रक्रिया ऊर्जा नहीं, ऊर्जा बचत);
• मरम्मत और रखरखाव की लागत (उपकरणों के बेहतर और समय पर रखरखाव से मरम्मत की कुल लागत में कमी आती है);
• विवाह से हानि;
• अन्य।

किसी प्रक्रिया के लिए लागत संकेतकों के चयन के कार्य को कैसे व्यवस्थित करें? हम अनुशंसा करते हैं कि इसके घटकों और प्रत्येक घटक से जुड़ी लागतों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करें। चावल। 16 इस दृष्टिकोण को दर्शाता है।

चावल। 16.प्रक्रिया लागत संकेतकों की पहचान

संकेतकों को मापने के लिए, प्रक्रिया की लागत, इसके प्रसंस्करण और उपयोग के बारे में तथ्यात्मक जानकारी एकत्र करने के लिए कार्य के विवरण सहित उचित तरीके विकसित किए जाने चाहिए।

प्रक्रिया गुणवत्ता संकेतक

गुणवत्ता संकेतक प्रक्रिया को दर्शाने वाले संकेतकों का सबसे महत्वपूर्ण समूह हैं। प्रक्रिया गुणवत्ता से क्या समझा जाना चाहिए? हमारी राय में, यह संसाधनों के न्यूनतम व्यय के साथ एक निश्चित सीमा तक अपने ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने की क्षमता है। कृपया ध्यान दें कि प्रक्रिया की गुणवत्ता निर्धारित करने का मुख्य पहलू ग्राहक फोकस है। कृत्रिम रूप से निर्मित प्रक्रिया गुणवत्ता संकेतक, ग्राहक की जरूरतों से अलग, वास्तविक सुधार के लिए एक उपकरण के रूप में काम नहीं कर सकते हैं।

प्रक्रिया गुणवत्ता संकेतकों में निम्नलिखित शामिल हैं:

1. प्रक्रिया उत्पादों की ख़राबी की डिग्री.
2. प्रक्रिया उत्पादों के लिए रिटर्न और शिकायतों की संख्या।
3. ग्राहकों से प्राप्त सेवा की गुणवत्ता के बारे में शिकायतों और शिकायतों की संख्या।
4. अपूर्ण (विनिर्देशों को पूरा न करने वाले) शिपमेंट की संख्या।
5. तैयार उत्पादों की सुरक्षा.
6. आपातकालीन स्थितियों की संख्या जिनमें शीर्ष-स्तरीय प्रबंधन से त्वरित हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है।
7. ग्राहकों की बदलती आवश्यकताओं के अनुरूप शीघ्रता से अनुकूलन करने की प्रक्रिया की क्षमता।
8. बाहरी परिस्थितियों में बदलाव (प्रक्रिया स्थिरता, न्यूनतम भिन्नता) होने पर अपने मापदंडों को बनाए रखने की प्रक्रिया की क्षमता।
9. कर्मियों में परिवर्तन से प्रक्रिया की स्वतंत्रता।
10. प्रक्रिया की नियंत्रणीयता.
11. प्रक्रिया की क्षमता में सुधार.

संकेतक 1-6 को मापना काफी आसान है। प्रासंगिक जानकारी एकत्र करने और संसाधित करने के तरीके विकसित करना आवश्यक है। संकेतक 7-10 सहज हैं, लेकिन उनका व्यावहारिक माप कठिन है। आप विभिन्न बाहरी और आंतरिक आपातकालीन स्थितियों में होने वाली प्रक्रिया विफलताओं का विश्लेषण करके इन संकेतकों में बदलाव को ट्रैक कर सकते हैं। इन विफलताओं के कारणों की पहचान करने से प्रक्रिया में सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद मिलेगी।

एक प्रभावी ढंग से कार्यशील प्रक्रिया संकेतक प्रणाली के निर्माण के लिए बहुत समय और प्रयास की आवश्यकता होती है। प्रत्येक उद्यम को अपनी प्रक्रियाओं की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए ऐसी प्रणाली बनानी चाहिए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रक्रिया संकेतक प्रणाली प्रक्रिया के साथ-साथ विकसित होनी चाहिए: जैसे-जैसे इसमें सुधार होता है, अधिक से अधिक जटिल संकेतकों का उपयोग किया जाना चाहिए।

आइए प्रक्रिया के सापेक्ष प्रदर्शन संकेतकों पर विचार करें। इस समूह की गणना निरपेक्ष प्रक्रिया संकेतकों के आधार पर की जाती है। प्रक्रिया सुधार उद्देश्यों के लिए उपयोग के दृष्टिकोण से, ये संकेतक बहुत महत्वपूर्ण हैं।

अस्थायी

सापेक्ष निष्पादन समय संकेतक में शामिल हैं:

• "योजना/वास्तविक" संकेतक:
  • नियोजित प्रक्रिया निष्पादन समय/वास्तविक प्रक्रिया निष्पादन समय;
  • नियोजित फ़ंक्शन निष्पादन समय/वास्तविक फ़ंक्शन निष्पादन समय;
• • किसी प्रतियोगी का औसत प्रक्रिया निष्पादन समय/औसत प्रक्रिया निष्पादन समय;
  • ग्राहक द्वारा अपेक्षित सेवा समय/वास्तविक ग्राहक सेवा समय;
• विशिष्ट:
  • प्रक्रिया निष्पादन समय/प्रक्रिया कर्मियों की संख्या;
  • प्रक्रिया निष्पादन समय/प्रक्रिया कार्यों की संख्या।

लागत

सापेक्ष लागत संकेतकों में शामिल हैं:

• "योजना/वास्तविक" संकेतक:
  • प्रक्रिया की नियोजित लागत/प्रक्रिया की वास्तविक लागत;
  • नियोजित संसाधन लागत/वास्तविक संसाधन लागत;
  • नियोजित प्रक्रिया लागत में कमी/वास्तविक प्रक्रिया लागत में कमी;
  • नियोजित मरम्मत लागत/वास्तविक मरम्मत लागत।
• किसी अन्य प्रक्रिया से तुलना:
  • प्रक्रिया लागत/प्रतियोगी प्रक्रिया लागत;
  • प्रक्रिया कर्मियों के लिए भुगतान की राशि/प्रतियोगी प्रक्रिया कर्मियों के लिए भुगतान की राशि;
• विशिष्ट:
  • प्रक्रिया लाभप्रदता = प्रक्रिया लाभ/प्रक्रिया लागत;
  • प्रक्रिया की वर्तमान परिसंपत्तियों की लाभप्रदता = प्रक्रिया के लिए लाभ/प्रयुक्त वर्तमान परिसंपत्तियों की मात्रा;
  • प्रति कर्मचारी आउटपुट = प्रक्रिया आउटपुट की मात्रा/कर्मचारियों की संख्या;
  • प्रक्रिया की पूंजी उत्पादकता = उत्पादन की मात्रा/अचल संपत्तियों का मूल्य;
  • प्रक्रिया की वर्तमान परिसंपत्तियों का टर्नओवर = राजस्व की राशि/प्रक्रिया की वर्तमान परिसंपत्तियों का औसत शेष;
  • ओवरहेड शेयर = ओवरहेड राशि/प्रक्रिया लागत।

ऊपर बताए गए संकेतकों के अलावा, कई अन्य सापेक्ष प्रक्रिया लागत संकेतक निर्धारित और गणना किए जा सकते हैं, और वित्तीय प्रबंधन तकनीकों का उपयोग किया जाना चाहिए।

तकनीकी

सापेक्ष तकनीकी संकेतकों में शामिल हैं:

• "योजना/वास्तविक" संकेतक:
  • डाउनटाइम की नियोजित संख्या/डाउनटाइम की वास्तविक संख्या;
  • लेन-देन की नियोजित संख्या/लेन-देन की वास्तविक संख्या;
• किसी अन्य प्रक्रिया से तुलना:
  • प्रक्रिया कर्मियों की संख्या/प्रतिस्पर्धी प्रक्रिया कर्मियों की संख्या;
  • स्वचालित प्रक्रिया कार्यस्थानों की संख्या/प्रतियोगी के स्वचालित प्रक्रिया कार्यस्थानों की संख्या;
• विशिष्ट:
  • स्टाफ लोड दर = प्रक्रिया कार्यों को करने के लिए कुल कार्य समय/सभी कर्मचारियों का कुल कार्य समय;
  • स्वचालन की डिग्री = स्वचालित प्रक्रिया कार्यों की संख्या/प्रक्रिया कार्यों की कुल संख्या;
  • प्रति कर्मचारी कार्यालय स्थान की मात्रा;
  • प्रति कर्मचारी पर्सनल कंप्यूटर की संख्या.

गुणवत्ता संकेतक

प्रक्रिया गुणवत्ता के सापेक्ष संकेतकों में शामिल हैं:

• "योजना/वास्तविक" संकेतक:
  • दोषों की नियोजित डिग्री/दोषों की वास्तविक डिग्री;
  • प्रक्रिया के ग्राहकों से शिकायतों की नियोजित संख्या/वास्तविक संख्या;
  • उत्पाद रिटर्न की नियोजित संख्या/उत्पाद रिटर्न की वास्तविक संख्या;
  • रिपोर्टिंग अवधि के लिए आपातकालीन स्थितियों की संख्या/पिछली अवधि के लिए आपातकालीन स्थितियों की संख्या;
• किसी अन्य प्रक्रिया से तुलना:
  • प्रक्रिया उत्पादों की ख़राबी की डिग्री/प्रतिस्पर्धी के प्रक्रिया उत्पादों की ख़राबी की डिग्री;
  • प्रक्रिया संबंधी शिकायतों की उपस्थिति/प्रतियोगी प्रक्रिया संबंधी शिकायतों की उपस्थिति;
• विशिष्ट:
  • शिकायतों की संख्या/ग्राहकों की कुल संख्या।